Gestor expedientes

La importancia del Gestor de Expedientes en la Administración Electrónica

Con la entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015 las AA.PP. tienen la obligación de poner a disposición de los interesados medios electrónicos para que puedan relacionarse con ellas.

Por este motivo es importante disponer de la totalidad de servicios electrónicos y así poder abarcar el procedimiento administrativo en su totalidad.

¡Sigue leyendo y conoce la importancia del gestor de expedientes!


¿Es necesario que las Administraciones Públicas lleven a cabo un proceso de digitalización?

La Ley de procedimiento 39/2015 regula los requisitos de validez y eficacia de los actos administrativos y el procedimiento administrativo común a todas las Administraciones Públicas estableciendo que ahora el procedimiento debe ser electrónico.

Se establece la obligación de que el documento público debe ser electrónico. Si no es electrónico, no será un documento público administrativo, lo que conlleva pues la nulidad de pleno derecho del expediente en papel (ya sea íntegramente o en alguno de sus trámites esenciales).

Además, también se establece que el procedimiento debe ser simple apelando de este modo a la reingeniería de procesos y la simplificación de trámites.

Aunque no sólo la ley 39/2015 establece la gestión electrónica, sino que también la ley 40/2015 regula las relaciones internas de las administraciones públicas, así como entre unas y otras administraciones y en su capítulo V aborda precisamente el funcionamiento electrónico interno.

Todo ello se ve reforzado además por los derechos y obligaciones que se establecen en la ley que hemos comentado como, por ejemplo:

  • Asistencia en el uso de medios electrónicos, es decir el derecho de los interesados a obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos. Las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos para lo cual deberán poner a su disposición los medios necesarios, así como asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados que lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas. 
    Así, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público. Para ello se deberá crear un Registro de Funcionarios Habilitados para llevar a cabo estas funciones.
     
  • Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas: las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos o no y cambiar de canal cuna do quieran salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos, pero hay una serie de sujetos que están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas en todo caso, como son las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional.
    En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles. También quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración y los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público
    Además, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Todo esto conlleva disponer de la totalidad de servicios electrónicos para poder cubrir el proceso administrativo en su integridad y todo el ciclo de vida del procedimiento. Así pues, debe disponerse también de un Registro electrónico para que se puedan presentar los documentos por medios electrónicos,  lo que a su vez comportará también que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico,

Finalmente, será necesario disponer también de un Archivo electrónicoCada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

A continuación podeis ver el vídeo donde nuestra consultora Mireia Puig nos da más información sobre la importacia del Gestor de Expedientes en la Administración Electrónica. En eCityclic contamos con más de 30 soluciones para la Administración Pública, destacando nuestro Gestor de Expedientes OnlineAnexaclic.

 

Publicado el 2 de Octubre 2018