- 19 June 2019
- Gestor d'Expedients
Descripció del Projecte
Durant més de 20 anys SEMIC ha proporcionat a l'Ajuntament de Lleida solucions tecnològiques de propòsit general i, en concret, eCityclic by SEMIC hem proveït en els últims anys solucions del tipus portals Webs, sistema d’Àudio Vídeo Acta, portal de tràmits online.
En la nostra relació amb l’Ajuntament de Lleida pretenem acompanyar a l’Ajuntament en l'impuls que estan donant a l’Administració electrònica, i des de 2017 hem treballat en la implantació del gestor d'expedients electrònics.
Un projecte d'implantació en el que estem molt contents per la confiança depositada en el nostre equip, i amb uns resultats que parlen per si sols, i en el que es continua impulsant el seu creixement en totes les àrees de l'Ajuntament i altres entitats dependents.
"Les Administracions han d'estar al servei de la ciutadania i apostar per una Administració 0 paper. Hem apostat per la tecnologia més pionera i usable. L'eina d'eCityclic ens ha permès treballar al 100% de manera digital en tota l'entitat. "
-
Jordina Freixanet
Regidora de Govern Obert de l'Ajuntament de Lleida
Tipus de projecte:
-
137.000
habitants
Els habitants de Lleida
-
+60
àrees
Departaments de la solució implantada
-
+600
usuaris
De l'Ajuntament treballen amb el Gestor
-
+28 mil
expedients
Expedients creats
Les necessitats de l'Ajuntament de Lleida
L'Ajuntament de Lleida disposa d'un lideratge polític, tècnic i cultural en l'impuls de l'Administració electrònica, amb una constant millora de la seva infraestructura tecnològica i del conjunt d'eines d'Administració electrònica.
En matèria de gestió d'expedients, l'Ajuntament de Lleida ha tingut una clara idea de les seves necessitats i preocupacions:
- Compliment normatiu: La implantació d'una eina que dones compliment a la normativa en matèria d'Administració electrònica, com la coneguda Llei 39/2015, els esquemes nacionals ENS i ENI, LOPD i altres, ha estat en un dels principals requeriments per tal de poder donar validesa legal al nou sistema.
- Eina tecnològicament potent: L'Ajuntament de Lleida necessitava un gestor d'expedients robust tecnològicament, en un sistema segur, integrable amb les eines del Consorci AOC i de tercers i accessible en tot moment, amb una estructura que les permetés acompanyar en el seu creixement de forma escalable, i que amb l'objectiu de facilitar el seu dia a dia en la gestió dels tràmits i expedients per a ser més eficients.
- Una fàcil gestió del canvi: En projectes d'Administració electrònica, tindre en compte l'adaptació dels procediments i dels usuaris al nou entorn tecnològic és de gran rellevància per assolir l'èxit. I per aquest motiu l'Ajuntament de Lleida necessitava una eina fàcil i usable, pensada per fomentar una forma de treballar més fàcil.
- Millorar els serveis a la ciutadania: Un dels reptes i objectius principals per part de l'Ajuntament de Lleida ha estat oferir una Administració oberta i accessible 7x24x365, per millorar la relació amb la ciutadania i empreses.
El projecte realitzat per eCityclic
Hem estat treball amb l'Ajuntament de Lleida des de 2017 per a impulsar la seva transformació digital en la gestió d'expedients de forma progressiva: es va començar amb un pilot amb un àmbit d'actuació més reduïda i amb tràmits que ja es tenien en format telemàtic, amb un constant creixement en l'ús del Gestor d'Expedients per més departaments, fins al que esperem que sigui un ús per part de tot l'Ajuntament i altres entitats dependents.
La Laura Sunyol, responsable d'Administració electrònica en l'Ajuntament de Lleida explica que aquesta estructura ha permès que "el temps d'implantació tècnica s'ha fet en temps rècord, vam començar a mitjans de desembre, amb les vacances de Nadal pel mig, i abans de Reis ja estava llest.".
En l'àmbit tècnic, el projecte ha consistit principalment en la implantació de l'eina de Gestió d'expedients, així com les integracions i treballs a mesura que hem aplicat en la plataforma perquè pugui ser la peça angular de l'administració electrònica per a l'Ajuntament de Lleida. Aquest sistema ha unificat diferents solucions i integrat diversos serveis en un mateix entorn web accessible des de qualsevol navegador web i dispositiu: ordinador, tableta i mòbil:
- Digitalització de documents per a la realització de còpies autèntiques, fent possible l'eliminació del paper. La Neus Pou, Cap de la unitat tècnica de l'OGAT (Oficina de Gestió i Atenció Tributària) de l'Ajuntament de Lleida, explica que "la ciutadania no ens ha de portar documents, la ciutadania si ens porta algun document el digitalitzem d'una manera segura, el registrem i li retornem", "és l'exemple clar d'Administració amb paper 0 que es el que tots volem."
- Integració amb la Seu electrònica, la plataforma on es publica tota la informació pública d'interès amb garanties legals.
- Integració amb el Portal de Tràmits i la Carpeta Ciutadana, el portal des del qual es poden realitzar els tràmits que l'Ajuntament posa a disposició de la ciutadania i el teixit comercial, fent possible que els tràmits que realitza la ciutadania entrin automàticament en el registre d'entrada electrònic del gestor d'expedients per a continuar la seva tramitació, així com el seguiment de l'evolució de cada expedient per part dels interessats en la seva carpeta.
- Mòdul de Registre electrònic que unifica la numeració amb les diferents solucions corporatives i compleix amb la normativa legal actual, i en el que en l'any 2020 s'ha assolit un 88% dels registres d'entrada via telemàtica.
- Mòdul de tramitació guiada de procediments a través d'un Workflow (predeterminat o lliure) configurable de forma gràfica, amb permisos de validació.
Un dels aspectes claus en l'èxit de la implantació ha estat la coordinació i constant comunicació entre l'Ajuntament de Lleida i l'equip d'eCityclic. És evident que en la implantació de l'Administració electrònica sempre hi ha algun moment més crític, però en aquest cas, la relació de confiança ha permès superar tots els obstacles!
Un acompanyament constant
A eCityclic coneixem la rellevància d'una relació propera amb els nostres clients per l'assoliment de l'èxit en qualsevol projecte, i encara més en la implantació del Core de l'Administració electrònica. Per aquest motiu hem estat acompanyant des del primer moment a l'Ajuntament, tant en la part tècnica del projecte, com en l'ajuda de la conceptualització de la gestió del canvi. A més, s'han fet formacions amb tots els usuaris del gestor d'expedients perquè aprenguessin el funcionament de la nova plataforma i fer més fàcil el primer contacte amb la nova forma de treballar.
Un suport constant, que esperem hagi fet més fàcil el dia a dia de l'Ajuntament de Lleida.
Resultats i beneficis
L’Ajuntament de Lleida actualment te un grau força elevat d’implantació de l’Administració electrònica. Els números parlen per si sols, com podeu comprovar en la pròxima infografia.
Aquest impuls de l'Administració electrònica ha aportat uns grans beneficis per l'Ajuntament de Lleida, tant en la gestió interna amb una major eficiència i rapidesa, com en la consegüent millora dels servies a la ciutadania.
- Millor relació amb la ciutadania a l'unificar en un mateix entorn diferents solucions com la Carpeta Ciutadana, la Carpeta Empresa, el Registre i la Seu electrònica.
- Major eficiència i reducció del temps i recursos en la gestió del procediment administratiu comú.
- Eliminació del paper com a medi material substituït pel document electrònic amb plenes garanties (firma electrònica i codi segur de verificació).
- 727 tràmits publicats actualment amb el Gestor d'Expedients.
- Més de 200.000 documents creats.
- Més de 15.000 expedients creats en l'any 2020.
- Simplificació dels tràmits sol·licitats al permetre la interoperabilitat i la consulta de dades electròniques amb total seguretat.
- Integració amb notificacions, còpia autèntica (25 fotocòpies multifunció) i registre.
- Més de 17.000 circuits de signatura complets al gestor d'expedients.
- Migració dels servidors físics al Cloud de Microsoft Azure.
- Millor relació amb la ciutadania a l'unificar en un mateix entorn diferents solucions com la Carpeta Ciutadana, la Carpeta Empresa, el Registre i la Seu electrònica.
- Major transparència i bon govern.
Infografia de l'evolució en xifres:
L'equip eCityclic
T'interessa alguna d'aquestes solucions? La millor manera de conèixer-les és a través d'una demo.
Sol·licita una demo!