Gestor d'expedients - Ajuntament de Lleida
  • 19 June 2019
  • Gestor d'Expedients

Descripció del Projecte

La implantació d'aquest Gestor d'expedients neix de la necessitat de l'Ajuntament ilerdencs d'apostar per una nova infraestructura tecnològica per a donar compliment als nous temps que permitís eliminar els servidors físics i tenir tota la informació emmagatzemada al núvol amb els servidors de Microsoft Azure.

L' Ajuntament de Lleida requeria d'una única plataforma on poder gestionar tots els processos per a optimitzar el temps i així aconseguir una major usabilitat tant per a la ciutadania com per als treballadors públics.

https://www.paeria.es

"Ara només hi ha una única Administració i això és un canvi molt important. La ciutadania abans només tenia un canal d'accès, el presencial. Ara ja no, pots accedir per múltiples vies. Per tant, ara l'Administració o és electrònica o és electrònica."

  • Laura Sunyol, Coordinadora e-Government del Ayuntamiento de Lleida

Tipus de projecte:

  • 138.000

    habitants
    Els habitants de Lleida
  • 17

    àrees
    Departaments de la solució implantada
  • 1

    mes
    Temps d'implantació total de la solució
  • 2

    integracions
    Integracions amb tercers
  • Ivan Bertran, Director eCityclic

    “Implantar el Gestor d'Expedients en més de 60 departaments en 6 mesos, ha estat possible gràcies al treball en equip junt a l'Ajuntament de Lleida i la facilitat d'implantació i ús de l'eina. Ha estat tot un éxit." 

  • Mireia Puig, Consultora e-Government

    "Amb el Gestor d'Expedients s'ha aconseguit una gestió eficaç i coordinada dels procediments administratius amb un temps d'implantació mínim."

L'Ajuntament de Lleida

El Gestor d'Expedients havia de ser una eina fàcil d'utilitzar, intuitiva i molt visual per a facilitar la feina als treballadors públics. Però que a la vegada fos el suficientment completa com per a poder realitzar totes les gestions des de la mateixa. 

El projecte realitzat per eCityclic

Hem estat treball amb l'Ajuntament de Lleida des de 2017 per a impulsar la transformació digital a la capital de les terres de Ponent, tot i que la implantació del Gestor d'Expedients s'ha dut a terme en els últims mesos.

 "El temps d'implantació tècnica s'ha fet en temps rècord, vam començar a mitjans de desembre, amb les vacances de Nadal de per mig, i abans de Reis ja estava llest", declara Laura Sunyol. 

Aquestes són les integracions i treballs a mida que hem aplicat en la plataforma de gestió d'expedients com a peça angular de l'administració electrònica per a l'Ajuntament de Lleida. Aquest sistema ha unficiat diferents solucions i integrat diversos serveis en un mateix entorn web accessible des de qualsevol avegador web i dispositiu: mòbil, ordenador, tableta, Smart TV,... :

  • Digitalització de documents per a la realització de còpies autèntiques. 
  • Integració amb la Seu electrònica, la plataforma on es publica tota la informació pública d'interés, amb garanties legals.
  • Integració amb la Carpeta Ciudadana i la Carpeta Empresa, el portal des del que es poden realitzar els tràmits que l'Ajuntament posa a disposició de la ciutadania i el teixit comercial. 
  • Módul de Registre electrònic que unifica la numeració amb les diferent solucions corporatives i compleix amb la normativa legal actual.
  • Mòdul de Secretaría per a la gestió de les sessions dels òrgans col·legiats.  
  • Mòdul de tramitació guiada de procedimientos a través d'un Workflow (predeterminat o lliure) configurable de forma gràfica, amb permisos de validació. 

Procés d'implantació

Durant el procés d'implantació també es va duu a terme una formació a tots els treballadors perquè aprenguèssin el funcionaments de la nova plataforma. 

  

Resultats i beneficis

Laura Sunyol, Coordinadora e-Government de l'Ajuntament de Lleida afirma que "necessitem solucions immediates i el Gestor d'Expedients ens ha permès la gestió del canvi, la usabilitat, de manera ràpida". I en concret, els resultats obtinguts fins a la data són els següents:

  • Reducció del temps en la gestió del procediment administratiu comú.
  • Eliminació del paper com a medi material subtituït pel document electrònic amb plenes garanties (firma electrònica i codi segur de verificació).
  • 62 procediments gestionats amb el Gestor d'Expedients i documents online actualment.  
  • Més de 12.000 documents generats i gestionats.
  • Simplificació dels tràmits sol·licitats al permetre la interoperabilitat i la consulta de dades electròniques amb total seguretat.
  • Integració amb notificacions, còpia autèntica (fotocòpies multifunció) i registre.
  • Migració dels servidors físics al Cloud de Microsoft Azure.
  • Millor relació amb la ciutadania a l'unificar en un mateix entorn diferents solucions com la Carpeta Ciutadana, la Carpeta Empresa, el Registre i la Seu electrònica.
  • Mejor transparència i bon govern

L'Ajuntament de Lleida ha confiat en nosaltres per a impulsar la seva transformació digital a l'implantar el gestor d'expedients eCityclic integrat amb les seves solucions i serveis, ara la gestió és més accessible i eficaç, s'ha millorat la relació amb la ciutadania. La coordinació i la comunicació entre l'Ajuntament de Lleida i l'equip d'eCityclic ha estat constant i fluida per a aconseguir adaptar la plataforma a les seves necessitats reals. Ens sentim molt orgullosos d'aquest projecte i esperem que sigui de gran ajuda en la gestió diaria de tots els treballadors. 

T'interessa alguna d'aquestes solucions? La millor manera de conèixer-les és a través d'una demo.

Sol·licita una demo!