Si el procediment administratiu ha de ser electrònic, significa que els documents i expedients que l’integren també han de ser-ho i per tant, han d’anar signats digitalment.

Aquest és un concepte que a dia d’avui ja tothom té clar, tot i així el tema de signatura potser duu una mica més de confusió. Per a gestionar tots aquests documents i expedients digitals, signar-los, validar-los i establir workflows de treball que compleixin amb els terminis establers, pots fer-ho amb un gestor d’expedients.

Per a signar un document digitalment hi ha diferents sistemes. L’elecció dels sistemes de signa que s’admeten per a signar un document correspon a cada Administració, tenint en compte que serà necessari que el sistema de signatura permeti acreditar l’autenticitat de l’expressió de la voluntat del firmant i consentiment (també la seva identitat), així com la integritat i inalterabilitat del document.


Sistemes de signatura admesos en la llei 39/2015

En l’article 10 de la llei 39/2015, de l’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, s’especifica el següent:

Article 10. Sistemes de signatura admesos per les Administracions Públiques

  1. Els interessats podran signar a través de qualsevol mitjà que permeti acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i consentiment, així com la integritat i inalterabilitat del document.
  2. En el cas que els interessats optessin per relacionar-se amb les Administracions Públiques a través de mitjans electrònics, es consideraran vàlids a efectes de signatura:
  1. Sistemes de signatura electrònica reconeguda o qualificada i avançada basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors inclosos en la “Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació”. A aquests efectes, s’entenen compresos entre els citats certificats electrònics reconeguts o qualificats els de persona jurídica i d’entitat sense personalitat jurídica.
  2. Sistemes de segell electrònic reconegut qualificat i de segell electrònic avançat basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de segell electrònic inclosos en la “Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació”.
  3. Qualsevol altre sistema que les Administracions Públiques considerin vàlid, en els termes i condicions que s’estableixin.

Cada Administració Pública, Organisme o Entitat podrà determinar si només admet alguns d’aquests sistemes per a realitzar determinats tràmits o procediments del seu àmbit de competència.

  1. Quan així ho disposi expressament la normativa reguladora aplicable, les Administracions Públiques podran admetre els sistemes d’identificació contemplats en aquesta Llei amb sistema de signatura quan permetin acreditar l’autenticitat de l’expressió de la voluntat i consentiment dels interessats.
  2. Quan els interessats utilitzin un sistema de signatura dels previstos en aquest article, la seva identitat s’entendrà ja acreditada mitjançant el propi acte de la signatura.

Com visualitzar una firma mitjançant un certificat electrònic?

És molt habitual que sorgeixin dubtes de com visualitzar la signatura mitjançant un certificat electrònic si no se n’ha vist cap anteriorment. Segurament molts usuaris desconeixen que no és necessari que es mostri la signatura incrustada en el document perquè estigui signat i sigui vàlid.

La signatura pot estar continguda en el document o separada d’aquest.

És a dir, per una banda es pot escollir incrustar la signatura en el document. Tot i que també has de saber que si es desitja, no és necessari que es trobi en el document principal, sinó que pot estar en un altre document separat que contingui un resum del primer document i la seva signatura.

Pel que fa a visualització, les dades de la signatura i la seva validesa consten en les propietats del document sense necessitat de realitzar una representació gràfica de la mateixa, tot i que en aquest cas pot crear la confusió de que no està signat perquè l’usuari no la veu a simple vista (com es veuria una firma manuscrita, al final del document).

Firma no visualitzada al document:

Firma visualitzada en el document:

Esperem que després de llegir aquest post tinguis la informació que estaves buscant, del contrari, pots trobar més informació sobre les signatures i validacions de signatures digitals a la nostra solució de PortaSignatures i si tens dubtes sobre el tema, pots posar-te en contacte en aquest enllaç amb un dels nostres consultors especialistes en Administració Pública Electrònica.

Publicat el 12 de juny 2019
Comparteix a: