- 13 July 2020
- Gestor d'Expedients
Descripció del Projecte
El COF Girona feia temps que comptaba amb un Gestor d'Expedients que s'havia quedat antiquat. i que no oferia la possibilitat d'escalabilitat ni integracions.
Per això, quan va sorgir la necessitat d’implantar el Portal de Tràmits, una eina que permet que els usuaris puguin fer tràmits online, (com ara una sol·licitud de nova obertura de Farmàcia, una compravenda d’oficina, obres o trasllats,...) també van decidir que era important canviar el Gestor d’Expedients.
Descarrega el cas d'èxit en pdf!
"La transformació viscuda amb aquest projecte ha representat una nova forma de treballar que resumiria en dos paraules: seguretat i agilitat. La sensació que tenim és del tot satisfactòria, tenint en compte el pas cap endavant en l'accessibilitat a la documentació i els tràmits per part dels col·legiats i la població general, l'agilitat de tràmits i la seguretat en la gestió de la documentació."
-
Sílvia Cabarrocas, Sec. Tècnica de COF Girona
Tipus de projecte:
-
+500
col·egiats
Número de col·legiats COF Girona
-
4
usuaros
Treballadors que usen la plataforma
-
6
mesos
Temps d'implantació total de la solució
-
+300
tràmits
Número de tràmits realitzats
Col·legi de Farmacèutics de Girona
El Col·legi de Farmacèutics de Girona agrupa obligatòriament a tots els farmacèutics que exerceixen com a tals, en els llocs de treball que hi ha a les comarques gironines, ja sigui com a farmacèutic en una farmàcia, en un hospital, com a analista clínic, o en Salut Pública (control d'aliments, d'establiments del ram de l'alimentació, vigilància i control d'aigües de la xarxa pública i de piscines d'ús públic, etc.) i, en alguns casos, com a professor. L'àmbit d'actuació coincideix amb la delimitació geogràfica-administrativa de la província de Girona.
Com tots els col·legis professionals, el COFGi té la categoria d'entitat de dret públic, amb personalitat jurídica pròpia, que vetlla per la correcta actuació professional de tots els col·legiats que, com a farmacèutics, han d'aportar els seus coneixements i servei a la societat, vetllant pel bon ús dels medicaments, col·laborant sanitàriament amb els serveis sanitaris per tal d'aconseguir una millora en la salut i en la qualitat de vida dels ciutadans, i informant d'aquells hàbits i formes de vida més saludables.
Descripció del projecte
El COF Girona feia temps que comptava amb un Gestor d’expedients que s’havia quedat antiquat i que no oferia la possibilitat d’escalabilitat ni integracions. Per això, quan va sorgir la necessitat d’implantar el Portal de Tràmits, una eina que permet que els usuaris puguin fer tràmits online, (com ara una sol·licitud de nova obertura de Farmàcia, una compravenda d’oficina, obres o trasllats,...) també van decidir que era important canviar el Gestor d’Expedients.
D’aquesta manera, ara els tràmits del Portal deTràmits entren al registre d’entrada del Gestor d’Expedients de manera automàtica i segueixen la tramitació habitual dins de la plataforma.
El repte
A banda de la necesitat de complir amb la normativa vigent, l’objectiu era modernitzar la tramitació col·legial fent-la compatible amb la tramitació online.
La solució
Des d’eCityclic vam aconsellar a COF Girona la plataforma de Gestor d’Expedients, ja que s’adaptava totalment a les seves necessitats. Aquesta eina és una plataforma online, modular, que permet la gestió intel·ligent dels expedients i documents de manera simple i àgil i a més, és escalable i permet la integració amb diferents APIs.
El Gestor d’Expedients disposa de diferents funcionalitats que permeten una gestió completa dels expedients:
- Generació de documents: creació de nous documents, digitalització i incorporació de documents de forma massiva.
- Plantilles de documents: es poden crear plantilles predefinides. Això permet incorporar en el nou document, les metadades associades, com el títol, data, usuari, o qualsevol altre camp definit de forma automàtica.
- Edició en línia: editar documents en Word o Open Office i guardar els canvis directament dins de l’eina.
- Gestió de tasques: des del propi document es poden generar les tasques associades a altres usuaris i fer el posterior seguiment del seu estat.
- Edició de metadades: es poden associar metadades per cada tipologia de documents, permetent la seva posterior edició.
- Document únic: permet treballar des de diferents mòduls i usuaris, però sempre sobre el mateix document.
- Traçabilitat de modificacions: es pot visualitzar i tenir una traçabilitat de les accions realitzades en un document, per part dels usuaris.
- Usuaris, rols permisos: es permet la creació de diferents tipus d’usuaris, amb els corresponents rols i permisos, així com la creació d’usuaris per departaments o seccions.
- Mòdul de signatura digital: permet un circuit de signatura digital i/o validacions predefinides o ad hoc, per tal d’automatitzar els processos de gestió. Disposa d’un llistat de totes les signatures en estat pendent i/o finalitzades. I permet la signatura massiva.
- Altres funcionalitats: el mòdul de registre d’entrada i sortida, el panell amb les estadístiques més destacades gràcies a un sistema de Business Intelligence, el mòdul de Secretaria i Òrgans per a administrar i gestiona els decrets, propostes i sessions, el BPM Workflow per a definir fluxos de treballs en els procediments i un base de dades única d’interessats i representats.
Resultat final
El COF Girona, gràcies al Gestor d’Expedients d’eCityclic, ha aconseguit que ara tota la tramitació col·legial d’expedients estigui digitalitzada i es pugui gestionar tota la documentació des d’un ordenador, tauleta o smartphone amb uns pocs clics.
La Sílvia Cabarrocas comenta: “malgrat la dificultat inicial d’adaptació, en poques setmanes hem passat a gestionar de forma més àgil que mai tots els expedients, sobretot pel què fa als processos de signatura que ara ja no depenen dels dies setmanals de presència física dels membres de la Junta. A més, la digitalització de tota la documentació facilita el tràmit de consulta per part dels interessats i redueix el temps dedicat a la recerca i arxiu de documentació, sense parlar de la seguretat de disposar de còpies de seguretat de tota la documentació original que s’escaneja per un sistema d’autenticació molt fiable.
Fent una mirada en el procés i resultat, la sensació és del tot satisfactòria tenint en compte sobretot el pas endavant en l’accessibilitat a la documentació i els tràmits per part dels col·legiats i la població general, l’agilitat de tràmit i la seguretat en la gestió de la
documentació.”
T'interessa alguna d'aquestes solucions? La millor manera de conèixer-les és a través d'una demo.
Sol·licita una demo!