Portal de Trámites y Gestor de Expedientes - COF Girona
  • 13 July 2020
  • Gestor de Expedientes

Descripción del Proyecto

El COF Girona hacía tiempo que contaba con un Gestor de Expedientes que se había quedado anticuado y que no ofrecía la posibilidad de escalabilidad ni integraciones. 

Por eso, cuando surgió la necesidad de implantar el Portal de Trámites, una herramienta que permite que los usuarios puedan hacer trámites online, (como una solicitud de nueva apertura de farmacia, una compraventa de oficina, obras o traslados,…) también decidieron que era importante cambiar el Gestor de Expedientes.

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https://www.cofgi.org/

"La transformación vivida con este proyecto ha representado una nueva forma de trabajar que resumiría en dos palabras: seguridad y agilidad. La sensación que tenemos es del todo satisfactoria, teniendo en cuenta el paso hacia adelante en la accesibilidad a la documentación y los trámites por parte de los colegiados y la población general, la agilidad de trámites y la seguridad en la gestión de la documentación."

  • Sílvia Cabarrocas, Sec. Técnica de COF Girona

Tipo de proyecto:

  • +500

    colegiados
    Número de colegiados COF Girona
  • 4

    usuarios
    Trabajadores que usan la plataforma
  • 6

    meses
    Tiempo implantación total de la solución
  • +300

    trámites
    Número de trámites realizados

Colegio de Farmacéuticos de Girona

El Colegio de Farmacéuticos de Girona agrupa obligatoriamente a todos los farmacéuticos que ejercen como tales, en los lugares de trabajo que hay en las comarcas gerundenses, ya sea como farmacéutico en una farmacia, en un hospital, como analista clínico, o en Salud Pública (control de alimentos, de establecimientos de la rama de la alimentación, vigilancia y control de aguas de la red pública y de piscinas de uso público, etc.) y, en algunos casos, como profesor. El ámbito de actuación coincide con la delimitación geográfica-administrativa de la provincia de Girona. 

Como todos los colegios profesionales, el COFGi tiene la categoría de entidad de derecho público, con personalidad jurídica propia, que vela por la correcta actuación profesional de todos los colegiados que, como farmacéuticos, deben aportar sus conocimientos y servicio a lasociedad, velando por el buen uso de los medicamentos, colaborando sanitariamente con los servicios sanitarios para conseguir una mejora en la salud y en la calidad de vida de la ciudadanía, e informando de esos hábitos y formas de vida más saludables. 

 

Descripción del proyecto

El COF Girona hacía tiempo que contaba con un Gestor de Expedientes que se había quedado anticuado y que no ofrecía la posibilidad de escalabilidad ni integraciones. Por eso, cuando surgió la necesidad de implantar el Portal de Trámites, una herramienta que permite que los usuarios puedan hacer trámites online, (como una solicitud de nueva apertura de farmacia, una compraventa de oficina, obras o traslados,…) también decidieron que era importante cambiar el Gestor de Expedientes.

De esta manera, ahora los trámites del Portal de Trámites entran al registro de entrada del Gestor de Expedientes de manera automática y siguen la tramitación habitual dentro de la plataforma. 

 

El reto

A parte de la necesidad de cumplir con la normativa vigente, el objetivo era modernizar la tramitación colegial haciéndola compatible con la tramitación online.

 

La solución

Desde eCityclic aconsejamos a COF Girona la plataforma de Gestor de Expedientes, ya que se adaptaba totalmente a sus necesidades. Esta herramienta es una plataforma online, modular, que permite la gestión inteligente de los expedientes y documentos de manera simple y ágil y, además, es escalable y permite la integración con diferentes APIs.
El Gestor de Expedientes dispone de distintas funcionalidades que permiten una gestión completa de los expedientes: 

  • Generación de documentos: creación de nuevos documentos, digitalización e incorporación de documentos de forma masiva.
  • Plantillas de documentos: se pueden crear plantillas predefinidas. Esto permite incorporar en el nuevo documento, los metadatos asociados, como el título, fecha, usuario, o cualquier otro campo definido de forma automática. 
  • Edición en línea: editar documentos en Word u Open Office y guardar los cambios directamente dentro en la herramienta. 
  • Gestión de tareas: desde el propio documento se pueden generar las tareas asociadas a otros usuarios y hacer el posterior seguimiento de su estado. 
  • Edición de metadatos: se pueden asociar metadatos por cada tipología de documentos, permitiendo su posterior edición. 
  • Documento único: permite trabajar desde diferentes módulos y usuarios, pero siempre sobre el mismo documento.
  • Trazabilidad de modificaciones: se puede visualizar y tener una trazabilidad de las acciones realizadas en un documento, por parte de los usuarios. 
  • Usuarios, roles y permisos: se permite la creación de distintos tipos de usuarios, con los correspondientes roles y permisos, así como la creación de usuarios por departamentos o secciones. 
  • Módulos de firma digital: permite un circuito de firma digital y/o validaciones predefinidas o ad hoc, para automatizar los procesos de gestión. Dispone de un listado de todas las firmas en estado pendiente y/o finalizado. Y permite la firma masiva.
  • Otras funcionalidades: el módulo de registro de entrada y salida, el panel con las estadísticas más destacadas gracias a un sistema de Business Intelligence, el módulo de Secretaria y Órganos para administrar y gestiona los decretos, propuestas y sesiones, el BPM Workflow para definir flujos de trabajos en los procedimientos y una base de datos única de interesados y representantes. 

 

Resultado final

El COF Girona, gracias al Gestor de Expedientes de eCityclic, ha conseguido que ahora toda la tramitación colegial de expedientes esté digitalizada y se pueda gestionar toda la documentación desde un ordenador, tableta o smartphone con unos pocos clics. 

Sílvia Cabarrocas comenta: “todo y la dificultad inicial de adaptación, en pocas semanas hemos pasado a gestionar de forma más ágil que nunca todos los expedientes, sobre todo por lo que se refiere a los procesos de firma que ahora ya no dependen de los días semanales de presencia física de los miembros de la Junta. Además, la digitalización de toda la documentación facilita el trámite de consulta por parte de los interesados y reduce el tiempo dedicado a la investigación y archivo de documentación, sin hablar de la seguridad de disponer de copias de seguridad de toda la documentación original que se escanea por un sistema de autenticación muy fiable.

Echando un vistazo al proceso y resultado, la sensación es muy satisfactoria teniendo en cuenta sobretodo el paso hacia adelante en la accesibilidad a la documentación y los trámites por parte de los colegiados y la población general, la agilidad de trámite y la seguridad en la gestión de la documentación.”

 

 

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