Gestor de expedientes - Ayuntamiento de Lleida
  • 19 June 2019
  • Gestor de Expedientes

Descripción del Proyecto

Durante más de 20 años SEMIC ha proporcionado al Ayuntamiento de Lleida soluciones tecnológicas de propósito general y, en concreto, eCityclic by SEMIC hemos proveído en los últimos años soluciones de tipo portales Webs, el sistema de Audio Video Acta y el portal de trámites online.

En nuestra relación con el Ayuntamiento de Lleida pretendemos acompañar al Ayuntamiento en el impulso que están dando a la Administración electrónica, y desde 2017 hemos trabajado en la implantación del gestor de expedientes electrónicos.

Un proyecto de implantación en el que estamos muy contentos por la confianza depositada en nuestro equipo, y con unos resultados que hablan por si solos, y en el que se continúa impulsando su crecimiento en todas las áreas del Ayuntamiento y otras entidades dependientes.

https://www.paeria.es

"Las Administraciones deben estar al servicio de la ciudadanía y apostar por una Administración 0 papel. Hemos apostado por la tecnología más pionera y usable. La herramienta de eCityclic nos ha permitido trabajar al 100% de manera digital en toda la entidad."

  • Jordina Freixanet

    Concejala de Gobierno Abierto del Ayuntamiento de Lleida

Tipo de proyecto:

  • 138.000

    habitantes
    Los habitantes de Lleida
  • 60

    áreas
    Departamentos de la solución implantada
  • +600

    usuarios
    Usuarios del Ayuntamiento de Lleida en el gestor
  • +28 mil

    expedientes
    Expedientes electrónicos creados
  • Joan Font

    Director eCityclic by SEMIC

    "Desde eCityclic pretendemos acompañar en el Ayuntamiento de Lleida en el impulso de la Administración Electrónica y nos pone a prueba porque es un Ayuntamiento de envergadura con más de 600 usuarios."

  • Gemma Hernández

    Técnica del área de Innovación y Gobierno del Ayuntamiento de Lleida

    "El Gestor de Expedientes de eCityclic nos ha permitido modular la implementación, adaptándose a las necesidades que nos han ido surgiendo. Tecnológicamente nos ha facilitado la integración a las distintas herramientas con las que trabajamos."

  • Joaquim Mestres

    Director Operaciones eCityclic

    "El Ayuntamiento de Lleida ha hecho un gran liderazgo en el último año y medio, es muy difícil impulsar el cambio en la Administración Local si no hay liderazgo político, técnico y organizativo".

  • Mireia Puig

    Responsable de Servicios eCityclic

    "El Ayuntamiento de Lleida actualmente té un grado bastante elevado de implantación de la Administración electrónica. Los números hablan por si solo, con más de 40 mil expedientes creados desde el 2018."

Necesidades del Ayuntamiento de Lleida

El Ayuntamiento de Lleida dispone de un liderazgo político, técnico y cultural que impulsa  la Administración electrónica, con una constante mejora de su infraestructura tecnológica y del conjunto de herramientas de Administración electrónica.

En materia de gestión de expedientes, el Ayuntamiento de Lleida ha tenido una clara idea de sus necesidades y preocupaciones:

  • Cumplimiento normativo: La implantación de una herramienta que de cumplimiento a la normativa en materia de Administración electrónica, como la conocida Ley 39/2015, los esquemas nacionales ENS y ENI, LOPD y otras... ha estado uno de los principales requerimientos del nuevo sistema.
  • Herramienta tecnológicamente potente: El Ayuntamiento de Lleida necesitaba un gestor de expedientes robusto tecnológicamente, en un sistema seguro, integrable con las herramientas del Consorcio AOC y de terceros y accesible en todo momento, con una estructura que las permitiera acompañar su crecimiento de forma escalable, y que les permitiera facilitar su día a día en la gestión de trámites y expedientes.
  • Una fácil gestión del cambio: En proyectos de Administración electrónica, tener en cuenta la adaptación de los procedimientos y de los usuarios al nuevo entorno tecnológico es de gran relevancia para lograr el éxito. Y por este motivo el Ayuntamiento de Lleida necesitaba una herramienta fácil y usable, pensada para fomentar una forma de trabajar más fácil, eficiente y agradable para los usuarios.
  • Mejorar los servicios a la ciudadanía: Uno de los retos y objetivos principales por parte del Ayuntamiento de Lleida ha estado ofrecer una Administración abierta y accesible 7x24x365, para mejorar la relación con la ciudadanía y empresa.

Proceso de implantación

Hemos estado trabajo con el Ayuntamiento de Lleida desde 2017 para impulsar su transformación digital en la gestión de expedientes de forma progresiva: se empezó con un piloto con un ámbito de actuación más reducida y con trámites que ya se tenían en formato telemático, con un constante crecimiento en el uso del Gestor de Expedientes por más departamentos, hasta el que esperamos que sea un uso por parte de todo el Ayuntamiento y otras entidades dependientes.

 

  

Laura Sunyol, responsable de Administración electrónica en el Ayuntamiento de Lleida explica que esta estructura ha permitido que "el tiempo de implantación técnica se haya hecho en tiempo récord. Empezamos a mediados de diciembre, con las vacaciones de Navidad por el medio, y antes de Reyes ya estaba listo".

En el ámbito técnico, el proyecto ha consistido principalmente en la implantación de la herramienta de Gestión de expedientes, así como las integraciones y trabajos a medida que hemos aplicado en la plataforma para que pueda ser la pieza angular de la administración electrónica del Ayuntamiento de Lleida. Este sistema ha unificado diferentes soluciones e integrado varios servicios en un mismo entorno web accesible desde cualquier navegador web y dispositivo: ordenador, tableta y móvil:

  • Digitalización de documentos para la realización de copias auténticas, haciendo posible la eliminación del papel. Neus Pou, Jefe de la unidad técnica de la OGAT (Oficina de Gestión y Atención Tributaria) del Ayuntamiento de Lleida, explica que "la ciudadanía no nos tiene que traer documentos, la ciudadanía si nos trae algún documento, lo digitalizamos de forma segura, lo registramos y le devolvemos. Es el ejemplo claro de Administración con papel 0 que todos deseamos."
  • Integración con la Sede electrónica, la plataforma donde se publica toda la información pública de interés con garantías legales.
  • Integración con el Portal de Trámites y la Carpeta Ciudadana, el portal desde el cual se pueden realizar los trámites que el Ayuntamiento pone a disposición de la ciudadanía y el tejido comercial. De esta forma, los trámites que realiza la ciudadanía entren automáticamente en el registro de entrada electrónico del gestor de expedientes para continuar su tramitación, así como el seguimiento de la evolución de cada expediente por parte de los interesados en su carpeta.
  • Módulo de Registro electrónico que unifica la numeración con las diferentes soluciones corporativas y cumple con la normativa legal actual, y en el que en el año 2020 se ha logrado un 88% de los registros de entrada vía telemática.
  • Módulo de tramitación guiada de procedimientos a través de un Workflow (predeterminado o libre) configurable de forma gráfica, con permisos de validación.


Uno de los aspectos claves en el éxito de la implantación ha sido la coordinación y consante comunicación entre el Ayuntamiento de Lleida y el equipo de eCityclic. Es evidente que en la implantación de la Administración electrónica siempre hay algún momento más crítico, pero en este caso, la relación de confianza ha permitido superar todos los obstáculos!

Resultados y beneficios

El Ayuntamiento de Lleida actualmente té un grado bastante elevado de implantación de la Administración electrónica. Los números hablan por si solo, como podéis comprobar en la próxima infografía. Este impulso de la Administración electrónica ha aportado unos grandes beneficios por el Ayuntamiento de Lleida, tanto en la gestión interna con una mayor eficiencia y rapidez, como en la consiguiente mejora de los servías a la ciudadanía.

  • Reducción del tiempo en la gestión del procedimiento administrativo común.
  • Eliminación del papel como medio material sustituido por el documento electrónico con plenas garantías (firma electrónica y código seguro de verificación).
  • 727 trámites publicados actualmente con el Gestor de Expedientes.
  • Más de 15.000 expedientes creados en 2020.
  • Más de 200.000 documentos creados.
  • Simplificación de los trámites solicitados al permitir la interoperabilidad y consulta de datos electrónicos con total seguridad.
  • Integración con notificaciones mediante e-NOTUM, copia auténtica (25 fotocopias multifunción) y registro.
  • Más de 17.000 circuitos de firma completos en el gestor de expedientes.
  • Migración de los servidores físicos al Cloud de Microsoft Azure.
  • Mejor relación con la ciudadanía al unificar en un mismo entorno diferentes soluciones como la Carpeta Ciudadana,  el Registro y la Notificación electrónica. Se han reducido los desplazamientos y los tiempos de espera.
  • Mayor transparencia y buen gobierno.

Infografía sobre la evolución en datos:

 

Equipo eCityclic

En eCityclic by SEMIC, agradecemos en el Ayuntamiento de Lleida haya confiado en nuestro equipo para impulsar su transformación digital mediante la implantación de nuestro gestor de expedientes. ¡Nos sentimos muy orgullosos de este proyecto y esperamos continuar acompañándoos en vuestro camino hacia una Administración Pública Digital!
 

¿Te interesa alguna de estas soluciones? La mejor forma de conocerlas és a través de una demo.

¡Solicita una demo!