Gestor de expedientes - Ayuntamiento de Lleida
  • 19 June 2019
  • Gestor de Expedientes

Descripción del Proyecto

La implantación de este Gestor de expedientes nace de la necesidad del Ayuntamiento ilerdense de apostar por una nueva infraestructura tecnológica para dar cumplimiento a los nuevos tiempos que permitiese eliminar los servidores físicos y tener toda la información almacenada en la nube con los servidores de Microsoft Azure.

El Ayuntamiento de Lleida requería de una única plataforma dónde poder gestionar todos los procesos para optimizar el tiempo y así conseguir una mayor usabilidad.

https://www.paeria.es

"Ahora solo hay una única Administración y esto es un cambio muy importante. La ciudadanía antes sólo tenía un canal de acceso, el presencial. Ahora ya no, puedes acceder por múltiples vías. Por tanto, ahora la Administración o es electrónica o es electrónica."

  • Laura Sunyol, Coordinadora e-Government del Ayuntamiento de Lleida

Tipo de proyecto:

  • 138.000

    habitantes
    Los habitantes de Lleida
  • 60

    áreas
    Departamentos de la solución implantada
  • 1

    año
    Tiempo de implantación total de la solución
  • 2

    integraciones
    Integraciones con terceros
  • Ivan Bertran, Director eCityclic

    “Implantar el gestor de expedientes en más de 60 departamentos en 6 meses, ha sido posible gracias al trabajo en equipo junto el Ayuntamiento de Lleida y la facilidad de implantación y uso de la herramienta. Ha sido todo un éxito.”

  • Mireia Puig, Consultora e-Government

    "Con el Gestor de Expedientes se ha conseguido una gestión eficaz y coordinada de los procedimientos administrativos con un tiempo de implantación mínimo."

El Ayuntamiento de Lleida

El Gestor de Expedientes debía ser una herramienta fácil de usar, intuitiva y muy visual para facilitar el trabajo a los empleados públicos. Pero que a la vez fuera lo suficientemente completa como para poder realizar todas las gestiones desde la misma. 

El proyecto realizado por eCityclic

Hemos estado trabajando con el Ayuntamiento de Lleida des de 2017 para impulsar la transformación digital en la capital ilerdense, aunque la implantación del Gestor de Expedientes se ha llevado a cabo en los últimos meses.

 "El tiempo de implantación técnica se ha hecho en tiempo récord, empezamos a mediados de diciembre, con las vacaciones de Navidad de por medio, y antes de Reyes ya estaba listo", declara Laura Sunyol. 

Estas son las integraciones y trabajos a medida que hemos aplicado en la plataforma de gestión de expedientes como pieza angular de la administración electrónica para el Ayuntamiento de Lleida. Este sistema ha unificado diferentes soluciones e integrado varios servicios en un mismo entorno web accesible desde cualquier navegador web y dispositivo: móvil, ordenador, tableta, Smart TV, ... :

  • Digitalización de documentos para la realización de copias auténticas. 
  • Integración con la Sede electrónica, la plataforma donde se publica toda la información pública de interés, con garantías legales. 
  • Integración con la Carpeta Ciudadana y la Carpeta Empresa, el portal desde el que se pueden realizar los trámites que el Ayuntamiento pone a disposición de la ciudadanía y el tejido comercial. 
  • Módulo de Registro electrónico que unifica la numeración con las diferentes soluciones corporativas y cumple con la normativa legal actual. 
  • Módulo de Secretaría para la gestión de las sesiones de los órganos colegiados.
  • Módulo de tramitación guiada de procedimientos a través de un Workflow (predeterminado o libre) configurable de forma gráfica, con permisos de validación. 

Proceso de implantación

Durante el proceso de implantación también se llevó a cabo una formación a todos los empleados para que aprendieran el funcionamiento de la nueva plataforma.

  

Resultados y beneficios

Laura Sunyol, Coordinadora e-Government del Ayuntamiento de Lleida afirma que "necesitamos soluciones inmediatas y el Gestor de Expedientes nos ha permitido la gestión del cambio, la usabilidad, de manera ràpida". Y en concreto, los resultados obtenidos hasta la fecha son los siguientes:

  • Reducción del tiempo en la gestión del procedimiento administrativo común.
  • Eliminación del papel como medio material sustituido por el documento electrónico con plenas garantías (firma electrónica y código seguro de verificación).
  • 62 procedimientos gestionados con el Gestor de Expedientes y documentos online actualmente.  
  • Más de 12.000 documentos generados y gestionados.
  • Simplificación de los trámites solicitados al permitir la interoperabilidad y consulta de datos electrónicos con total seguridad.
  • Integración con notificaciones, copia auténtica (fotocopias multifunción) y registro.
  • Migración de los servidores físicos al Cloud de Microsoft Azure.
  • Mejor relación con la ciudadanía al unificar en un mismo entorno diferentes soluciones como la Carpeta Ciudadana, la Carpeta Empresa, el Registro y la Notificación electrónica. Se han reducido los desplazamientos y los tiempos de espera.
  • Mejor transparencia y buen gobierno.

El Ayuntamiento de Lleida ha confiado en nosotros para impulsar su transformación digital al implantar el gestor de expedientes eCityclic integrado con sus soluciones y servicios, ahora la gestión es más accesible y eficaz, se ha mejorado la relación con la ciudadanía. La coordinación y la comunicación entre el Ayuntamiento de Lleida y el equipo de eCityclic ha sido constante y fluida para conseguir adaptar la plataforma a sus necesidades reales. Nos sentimos muy orgullosos de este proyecto y esperamos que sea de gran ayuda en la gestión diaria de todos los empleados. 

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