GESTIONA. La suite de aplicaciones para administraciones

GESTIONA es una suite de gestión digital para administraciones públicas que integra en una única plataforma diferentes soluciones para tramitar expedientes, gestionar documentos, firmar electrónicamente, enviar notificaciones, operar la sede electrónica y mejorar la relación con la ciudadanía. Su propuesta es centralizar procesos que a menudo se encuentran repartidos entre distintas herramientas, facilitando una gestión más ordenada, trazable y eficiente. Esto permite a ayuntamientos, consejos comarcales, diputaciones y otros entes públicos avanzar hacia una administración electrónica más completa.

GESTIONA está pensada para entidades del sector público que necesitan digitalizar procesos administrativos y mejorar la prestación de servicios digitales. Es especialmente útil para ayuntamientos, consejos comarcales, diputaciones, organismos autónomos y entidades públicas que gestionan expedientes, trámites, notificaciones, firmas y servicios a la ciudadanía. La plataforma puede adaptarse tanto a administraciones que quieren empezar con una digitalización transversal como a organizaciones que ya han avanzado y buscan procedimientos más reglados, automatizados y orientados a datos.

GESTIONA agrupa diferentes funcionalidades de administración electrónica. Entre las principales se encuentran la sede electrónica, la oficina de asistencia, el gestor de expedientes, la firma en la nube, las notificaciones electrónicas, la gestión documental, los órganos y resoluciones, la app móvil y otros módulos como tramitación reglada, contratación electrónica, control interno, cita previa, herramientas colaborativas y analítica. Esta estructura modular permite que cada administración pueda evolucionar según sus necesidades, incorporando funcionalidades a medida que madura su modelo de gestión digital.

La tramitación libre ayuda a pasar del expediente en papel al expediente electrónico, incorporando firma electrónica, gestión documental e interoperabilidad. Es una buena base para digitalizar transversalmente la organización y cumplir los requisitos esenciales de la administración electrónica. La tramitación reglada da un paso más: permite normalizar procedimientos, definir fases, automatizar tareas, establecer estados de tramitación y reducir trabajos mecánicos. Es útil cuando la administración quiere simplificar procedimientos, evitar duplicidades y hacer que los equipos trabajen con circuitos más homogéneos.

GESTIONA incorpora un motor de tramitación que permite definir procedimientos, fases, estados, datos y automatizaciones. Esto ayuda a reducir tareas manuales que no aportan valor, como verificaciones repetitivas, consultas de datos o inserciones entre sistemas. La tramitación reglada también permite conectarse con servicios externos, como Via Oberta, PID o sistemas verticales de la organización, para automatizar consultas y verificaciones. Esto facilita una administración más orientada al dato y menos dependiente de comprobaciones manuales.

La sede electrónica permite que la ciudadanía se relacione digitalmente con la administración en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Desde este espacio se pueden iniciar trámites, presentar solicitudes, aportar documentación, consultar expedientes, recibir notificaciones y acceder a servicios públicos digitales. También facilita la simplificación administrativa, especialmente cuando se conecta con servicios como Via Oberta, Representa o sistemas de identificación digital. De esta forma, la ciudadanía puede realizar trámites con menos desplazamientos y menos documentación que aportar.

La Oficina de Asistencia está pensada para ayudar a la ciudadanía en su relación con la administración, especialmente en materia de registro, presentación de solicitudes y apoyo en trámites electrónicos. Además, puede integrarse con servicios como Representa para verificar automáticamente apoderamientos y con Via Oberta para evitar que las personas tengan que aportar documentos que ya están en poder de la administración. Esto mejora la atención ciudadana y reduce cargas administrativas.

Sí. GESTIONA puede conectarse con servicios clave de la administración digital. La integración con idCat Mòbil facilita la identificación de la ciudadanía en trámites electrónicos. Representa permite verificar si una persona actúa en nombre de otra mediante apoderamientos inscritos. Via Oberta ayuda a consultar datos y documentos que ya constan en otras administraciones. Estas integraciones son importantes porque hacen posible una tramitación más sencilla, segura y coherente con el principio de no pedir a la ciudadanía documentos que la administración ya puede consultar.

La firma en la nube permite firmar documentos electrónicamente sin depender de tarjetas físicas, lectores o certificados instalados en el navegador. Según la información pública de esPublico Gestiona, el sistema permite firmar desde la interfaz web y también desde la app móvil, con notificaciones y validación de documentos. Esto facilita que cargos públicos, personal técnico y otros usuarios autorizados puedan firmar de forma más ágil, segura y flexible, manteniendo garantías en el proceso de firma electrónica.

El módulo de Control Interno ayuda a ordenar y agilizar la fiscalización de expedientes, el control permanente, el seguimiento del Plan Anual de Control Financiero y otras actuaciones propias del órgano interventor. También permite configurar criterios de fiscalización, informes, actuaciones y cuadros de mando. Esto facilita una visión más completa de la actividad de la organización, mejora la trazabilidad y ayuda a tomar decisiones basadas en datos, no solo en muestras o revisiones puntuales.

Sí. GESTIONA incorpora funcionalidades para gestionar notificaciones electrónicas y comunicaciones administrativas. Según esPublico Gestiona, las notificaciones pueden ponerse a disposición de la ciudadanía en la sede electrónica y en otras plataformas como eNOTUM o MyGov, según el contexto de uso. La sincronización de los estados de envío y recepción ayuda a mantener el control del proceso, independientemente del canal por el que la persona interesada recoja la notificación.

GESTIONA ayuda a reducir papel, ordenar expedientes, mejorar la trazabilidad, simplificar trámites, agilizar firmas, automatizar procedimientos y facilitar la atención ciudadana. También permite que distintas áreas de la administración trabajen sobre una plataforma integrada, evitando duplicidades y mejorando la coordinación interna. Para la ciudadanía, el beneficio principal es una relación más accesible con la administración: trámites en línea, menos desplazamientos, menos documentación que aportar y mayor capacidad de seguimiento.

El primer paso es analizar el estado actual de la gestión administrativa: qué trámites se realizan en papel, qué procesos son más repetitivos, qué áreas necesitan más trazabilidad y qué integraciones son prioritarias. A partir de ahí, se puede plantear una implantación progresiva: empezar por funcionalidades básicas como expediente electrónico, firma, sede electrónica u oficina de asistencia, y después avanzar hacia tramitación reglada, control interno, analítica o automatizaciones más complejas. El objetivo no es solo digitalizar, sino simplificar y mejorar la forma de trabajar.