Si el procedimiento administrativo debe ser electrónico, significa que los documentos y expedientes que lo integran también deben serlo y por lo tanto, deben ir firmados digitalmente.

Este es un concepto que a día de hoy ya todo el mundo tiene claro, sin embargo el tema de la firma quizás lleva un poco más de confusión. Para gestionar todos estos documentos y expedientes digitales, firmarlos, validarlos y establecer workflows de trabajo que cumplan con los plazos establecidos, puedes hacerlo con un gestor de expedientes.

Para firmar un documento digitalmente hay distintos sistemas. La elección de los sistemas de firma que se admiten para firmar un documento corresponde a cada Administración, teniendo en cuenta que será necesario que el sistema de firma permita acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad del firmante y consentimiento (también su identidad), así como la integridad e inalterabilidad del documento.


Sistemas de firma admitidos en la ley 39/2015

En el artículo 10 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se especifica lo siguiente:

Artículo 10. Sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas.

1. Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.

2. En el caso de que los interesados optaran por relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma:

a) Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación». A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.

b) Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».

c) Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.

Cada Administración Pública, Organismo o Entidad podrá determinar si sólo admite algunos de estos sistemas para realizar determinados trámites o procedimientos de su ámbito de competencia.

3. Cuando así lo disponga expresamente la normativa reguladora aplicable, las Administraciones Públicas podrán admitir los sistemas de identificación contemplados en esta Ley como sistema de firma cuando permitan acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y consentimiento de los interesados.

4. Cuando los interesados utilicen un sistema de firma de los previstos en este artículo, su identidad se entenderá ya acreditada mediante el propio acto de la firma.

 

¿Cómo visualizar una firma mediante un certificado electrónico?

Es muy habitual que surjan dudas de cómo visualizar la firma mediante un certificado electrónico si no se ha visto nunca anteriormente. Seguramente muchos usuarios desconocen que no es necesario que se muestre la firma incrustada en el documento para que esté firmado y sea válido.

La firma puede estar contenida en el documento o separada del documento.

Es decir, por un lado se puede elegir incrustar la firma en el documento. Aunque también debes saber que si se desea, no es necesario que se encuentre en el documento principal, sino que puede estar en otro documento separado que contenga un resumen del primer documento y su firma.

En cuanto a su visualización, los datos de la firma y su validez constan en las propiedades del documento sin necesidad de realizar una representación gráfica de la misma, aunque en ese caso puede crear la confusión de que no está firmado por qué el usuario no lo ve a simple vista (como se vería una firma manuscrita, al final del documento).

Firma no visualizada en el documento:

Firma visualizada en el documento:

Esperamos que después de leer este post tengas la información que estabas buscando, de lo contrario, puedes encontrar más información sobre las firmas y validaciones de firmas digitales en nuestra solución de Portafirmas y si tienes dudas o consultas sobre el tema, puedes ponerte en contacto en este enlace con uno de nuestros consultores especialistas en Administración Pública Electrónica.

Publicado el 12 de Junio 2019
Comparte en: