Administracion sin papeles

Digitalización y gestor de expedientes para una Administración sin papel

Un nuevo mes, queremos aportar un nuevo beneficio de la Administración electrónica.

En este mes de Junio, queremos hablar sobre dos aspectos clave en el reto de una Administración Pública sin papel: La digitalización y la gestión de los expedientes y documentos electrónicos.

¡Sigue leyendo el post! 


Una Administración sin papel

La nueva Administración electrónica tiene una clara función de transformar los entes públicos en organizaciones que funcionan sin papel.

En el propio preámbulo de la Ley 39/2015 se afirma que una Administración sin papel “sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas.”.

Además, añade que disponer de toda la documentación en formato digital “refuerza las garantías de los interesados”:

  • Constancia de los documentos.
  • Mayor transparencia.
  • Tramitación más ágil.
  • Seguridad e integridad del documento.

Para hacer posibles todas estas garantías existe una serie de regulaciones y normas técnicas que imponen cómo debe ser el documento electrónico. Por ejemplo, el artículo 17 de la Ley 39/2015:

Art. 17. 2 - Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento…

De esta forma, la digitalización de la Administración es de igual e incluso mayor seguridad que la documentación tradicional en físico.  Pero con las grandes ventajas y garantías que hemos contado anteriormente y otras como la interoperabilidad entre las Administraciones Públicas.

¿Se puede seguir aportando documentos en papel?

Actualmente son muchas las personas que siguen aportando documentación en papel a las Administraciones Públicas, y tienen el derecho a seguir haciéndolo.

En este caso las Administraciones deberán convertir estos documentos en formato electrónico (digitalizarlos) y devolver el papel al ciudadano junto a un justificante conforme se ha entregado la documentación.

De esta forma la Administración no puede dejar ningún documento en papel a su propia gestión, debiendo realizar

 

¿Cómo se digitaliza un documento?

A continuación os queremos explicar cómo podemos digitalizar un documento que llega a la Administración electrónica con la solución de Digitalización o el Gestor de Expedientes de eCityclic:

El sistema de digitalización segura de eCityclic realiza copias auténticas desde papel generando ficheros electrónicos con la imagen codificada, fiel  e integra del documento.

El documento resultante, se genera según las especificaciones de las NTI (Normas técnicas de Interoperabilidad) de copia auténtica y de documento electrónico.

El resultado será:

  • Una imagen digital fiel e integra del documento en papel.
  • Documento interoperable con los metadatos obligatorios requeridos por las NTI y la legislación aplicable.

Para que pueda quedar un poco más claro os mostramos esta ilustración:

Proceso de digitalización segura

 

¡Si queréis más información sobre la digitalización de documentos, aquí podéis ver nuestra solución de digitalización segura!

 

¿Un gestor de expedientes?

En el apartado anterior ha quedado claro que la Administraciones Públicas no pueden admitir papeles y todos los documentos deberán ser en formato digital.

Estos documentos, junto a otras actuaciones, fundamentos a la resolución, así como diligencias de ejecución, serán los que formarán el expediente Administrativo.  Es por este motivo que los expedientes, al ser un conjunto de documentos digitales, también deberán tener formato electrónico. 

El artículo 70 de la ey 39/2015 nos aclara cómo deberá ser este expediente administrativo:

Art. 70. 2 - Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Además, en el artículo 75 se regula cómo deberán ser las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos:

Art. 75. 2 - Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.

Esto conlleva que las Administraciones deban disponer de un gestor de expedientes y documentos electrónicos, para poder hacer frente a las estipulaciones de la Ley 39/2015.  

¿Cómo debe ser el gestor de expedientes?

Para explicar las funcionalidades que debería tener un gestor de expedientes, queremos aprovechar y explicaros cómo funciona nuestra solución Anexaclic:

Anexaclic es una plataforma modular que permite la gestión interna de forma inteligente de las Administraciones Públicas mediante los siguientes módulos:

  • Registro de Entrada y Salida, en el que se realizaran los asientos de todas las entradas y salidas al Registro electrónico. 
  • Gesto Documental, que permitirá crear y gestionar ágilmente los documentos electrónicos. Este módulo permite establecer flujos para la edición, validación y/o firma electrónica de los documentos y también la incorporación a un expediente.  Además de un potente buscador para mejorar la experiencia del usuario.  
    También, se dispone de la herramienta de digitalización de documentos con la posibilidad de incorporar los metadatos ENI. De esta forma se podrá disponer de una Administración sin papeles y se cumple con las Normas de Interoperabilidad. En el siguiente vídeo podéis ver cómo funciona la digitalización ENI en Anexaclic:

 

  • Gestor de Expedientes, en el que se puede establecer flujos automáticos o manuales para tramitar las diferentes solicitudes o actuaciones. En el módulo se podrán crear diferentes fases del procedimiento para que se puedan realizar todas las actuaciones administrativas correspondientes. También se podrán incorporar documentos en cada fase, así como trasladar a otros departamentos o usuarios. 

    El módulo de expedientes está preparado para facilitar la futura notificación y asociará los datos de los interesados (o sus representantes) incluso se podrá integrar con plataformas de notificación electrónica. 

  • WorkFlow, en el que se podrán definir todos los flujos de trabajo de los procedimientos de forma fácil y en un entorno visual. Esto permitirá que los diferentes procedimientos tengan asociados un flujo automático, aunque también se podrá disponer de flujos manuales.
  • PortaFirmas, en el que se aporta la validación y firma digital de los documentos electrónicos. Es una de las funcionalidades de mayor importancia para poder cumplir con la normativa actual. 
  • BBDD de terceros, donde se disponen los datos de los interesados y los representantes para facilitar la tramitación y notificación de los expedientes.  Además, se podrá buscar cada uno de los contactos y visualizar qué documentos y expedientes tiene asociados.
  • Estadísticas, con la información más relevante de la Administración Pública: Ratio de procedimientos finalizados a tiempo, ratio de tareas aceptadas y finalizadas a tiempo, ratio de procedimientos notificados electrónicamente y otras estadísticas que permiten evaluar la eficiencia del ente.

 

Estas son algunas de las funcionalidades de nuestro gestor de expedientes y documentos Anexaclic, sobre todo centrado en su ayuda para lograr una Administración sin papeles. Si te ha parecido interesante y quieres más información, no dudes en ponerte en contacto y un consultor te intentará ayudar o si quieres podrás hacer una demo sin ningún tipo de compromiso.

 

Conclusión

La Administración sin papeles ya es una realidad, aunque se debe seguir trabajando para que todas las Administraciones sean 100% digitales. Una situación que aportará grandes beneficios tanto a la propia Administración, con una mayor agilidad, eficiencia y reducción de costes; también a la ciudadanía y empresas, debido a que podrán disfrutar de la tramitación electrónica con mayor garantías y finalizando los procedimientos en menor tiempo; y también es un gran beneficio para el medioambiente debido a la reducción del uso del papel.

La Administración Pública será un modelo a seguir, mostrando a la ciudadanía y empresas los beneficios de la transformación digital y su preocupación por el medio ambiente.

 

Publicado el 21 de Junio 2018