Administración electrónica
¿Cómo se gestionan los documentos y expedientes en una administración pública?
¿Te has preguntado alguna vez cómo se tramitan los documentos y expedientes de distintas gestiones que realiza la ciudadanía en una administración pública? La respuesta puede variar en función del grado de Administración Electrónica en el que cada ente público esté implicado, pero lo que si podemos explicarte es cómo van a hacerlo todas y cada una de ellas a partir del momento en que entren en vigor la ley 39/2015 y la ley 40/2015. ¿Eso significa que ya no se puede entregar documentación en papel en una Administración? No, debes saber que los ciudadanos tenemos derecho a presentar la documentación en papel, salvo que la Administración haya hecho uso de la habilitación reglamentaria prevista en el artículo 14.3 o en el artículo 16 de la Ley 39/2015, ampliando los colectivos obligados. ¡Sigue leyendo y te contamos más acerca de la gestión de los documentos y expedientes en una administración pública!
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¿Qué son los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos?
Según el PAe, Portal de Administración electrónica de España, un documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Y un expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
¿Cómo funciona un procedimiento administrativo?
Toda solicitud, documentación o expediente administrativo va procedido de un procedimiento administrativo, el cual se podría definir como el conjunto ordenado de trámites y actuaciones realizadas según dicta la ley para dar respuesta a la voluntad de la Administración.
Los documentos convertidos a formatos electrónicos deben incorporar metadatos para asegurar la validez y permitir su tratamiento automatizado. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
- Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
- Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
- Incorporar su referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
- Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
- Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
Por lo que respecta a los expedientes, y según dicta la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, actualmente deben ser electrónicos y deben estar formados por:
- Un índice numerado, en el momento de remitirse. Éste, sirve para conocer el carácter administrativo del procedimiento y para que las personas que deban acceder pueden conocer el carácter del mismo de manera fácil y ágil.
- La agregación ordenada de todos los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones u otras diligencias que estén relacionadas. Pero no formará parte del expediente electrónico la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, así como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas. Salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento. Si tienes dudas acerca de si un documento debe formar parte o no de un expediente administrativo, un buen indicativo es saber si dicho documento debe estar firmado. De ser así, no hay duda que debe formar parte del expediente.
- Una copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
Cualquier procedimiento debe tener una resolución expresa, es decir, una respuesta notificada a la persona que ha iniciado el trámite. Se puede realizar por correo electrónico, por la Sede electrónica o a través de un mensaje de móvil.
¿Con qué plataforma pueden los empleados públicos realizar las gestiones y trámites administrativos?
Los documentos y expedientes electrónicos se gestionan con un Gestor de Expedientes y Documentos Online como el de eCityclic. Éste es una plataforma online, modular y que permite la gestión inteligente de los expedientes y documentos en las Administraciones Públicas. Dispone de distintas funcionalidades organizadas en módulos:
- Expedientes: gestiona, consulta i tramita los expedientes electrónicos.
- Registro E/S: realiza los registros de entrada y salida en el sistema.
- PortaFirmas: permite la gestión de la firma electrónica de los documentos.
- Documentos: digitaliza, crea y gestiona todos los documentos electrónicos.
- Secretaria y Órganos: administra y gestiona los decretos, propuesta y sesiones.
- Business Intelligence: dispone de un panel con las estadísticas más destacadas.
- BPM Workflow: permite definir flujos de trabajo de los procedimientos.
- Terceros: dispone de una base de datos única de interesados y representantes.
Uno de los grandes beneficios del Gestor de Expedientes es que es una herramienta muy visual, intuitiva y fácil de gestionar. Lo cual hace que los empleados pueden ser más eficientes y tratar de manera más rápida los distintos trámites administrativos: ya sean bonificaciones, subvenciones, recursos, peticiones de atestados, procesos selectivos…. Y además, permite que la Administración sea 0 papel y se contribuya al mantenimiento del medioambiente.
A día de hoy, ya son muchos los Ayuntamientos que trabajan con el Gestor de Expedientes de eCityclic, como por ejemplo el de Sitges o el de Lleida.
¿Te interesa que en tu Administración se gestionen los trámites de la manera más eficiente posible? ¿Deseas que se cumpla con los estándares de Administración Electrónica? ¿Quieres eliminar el papel de las Administraciones Públicas? ¡Contacta con uno de nuestros consultores para que te informe de cómo hacerlo!