Administració electrònica
Com es gestionen els documents i expedients en una administració pública?
T’has preguntat alguna vegada com es tramiten els documents i expedients de diferents gestions que realitza la ciutadania en una administració pública? La resposta pot variar en funció del grau d’Administració Electrònica en el que cada ens públic estigui implicat, però el que si podem fer és explicar-te com ho faran totes i cada una d’elles a partir del moment en que entrin en vigor la llei 39/2015 i la llei 40/2015. Això significa que ja no es pot entregar documentació en paper en una Administració? No, has de saber que els ciutadans tenim dret a presentar la documentació en paper, tot i que l’Administració hagi fet ús de l’habilitació reglamentaria prevista en l’article 14.3 o en l’article 16 de la Llei 39/2015, ampliant els col·lectius obligats. Segueix llegint i te n’expliquem més sobre la gestió dels documents i expedients en una administració pública!
Publicat el
Què són els documents electrònics i els expedients electrònics?
Segons el PAe, el Portal d’Administració electrònica d’Espanya, un document electrònic és informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
I un expedient electrònic és el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu.
Com funciona un procediment administratiu?
Tota sol·licitud, documentació o expedient administratiu va procedit d’un procediment administratiu, el qual es podria definir com el conjunt ordenat de tràmits i actuacions realitzades segons dicta la llei per donar resposta a la voluntat de l’Administració.
Els documents convertits a formats electrònics han d’incorporar metadades per a assegurar la validesa i permetre el seu tractament automatitzat. Per a ser considerats vàlids, els documents electrònics administratius hauran de:
- Contenir informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
- Disposar de les dades d’identificació que permetin la seva individualització, sense perjudici de la seva possible incorporació a un expedient electrònic.
- Incorporar la seva referència temporal del moment en que han estat emesos.
- Incorporar les metadades mínimes exigides.
- Incorporar les firmes electròniques que corresponguin d’acord amb el previst en la normativa aplicable.
Es consideraran vàlids els documents electrònics, que complint aquests requisits, siguis traslladats a un tercer a través de medis electrònics.
Pel que respecta als expedients, i segons dicta la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, actualment han de ser electrònics i han d’estar formats per:
- Un índex numerat, en el moment de remetre’s. Aquest, serveix per a conèixer el caràcter administratiu del procediment i perquè les persones que hagin d’accedir puguin conèixer el caràcter del mateix de manera fàcil i àgil.
- L’agregació ordenada de tots els documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions o altres diligències que estiguin relacionades. Però no formarà part de l’expedient electrònic la informació que tingui caràcter auxiliar o de recolzament, així com la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans o entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les Administracions Públiques. A no ser que es tracti d’informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment. Si tens dubte sobre si un document ha de formar part o no d’un expedient administratiu, un bon indicatiu és saber si aquest document ha d’estar signat. De ser així, no hi ha dubte que ha de formar part de l’expedient.
- Una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada.
Qualsevol procediment ha de tenir un resolució expressa, és a dir, una resposta notificada a la persona que ha iniciat el tràmit. Es pot realitzar per correu electrònic, per la Seu electrònica o a través d’un missatge de mòbil.
Amb quina plataforma poden els treballadors públics realitzar les gestions i tràmits administratius?
Els documents i expedients electrònics es gestionen amb un Gestor d’Expedients i Documents Online com el d’eCityclic. Aquest és una plataforma online, modular i que permet la gestió intel·ligent dels expedients i documents en les Administracions Públiques. Disposa de diferents funcionalitats organitzades en mòduls:
- Expedients: gestiona, consulta i tramita els expedients electrònics.
- Registre E/S: realitza els registres d’entrada i sortida en el sistema.
- PortaSignatures: permet la gestió de la signatura electrònica dels documents.
- Documents: digitalitza, crea i gestiona tots els documents electrònics.
- Secretaria i Òrgans: administra i gestiona els decrets, proposta i sessions.
- Business Intelligence: disposa d’un panell amb les estadístiques més destacades.
- BPM Workflow: permet definir fluxos de treball dels procediments.
- Tercers: disposa d’una base de dades única d’interessats i representants.
Un dels grans beneficis del Gestor d’Expedients és que és una eina molt visual, intuïtiva i fàcil de gestionar. La qual cosa fa que els treballadors puguin ser més eficients i tractar de manera més ràpida els diferents tràmits administratius: ja siguin bonificacions, subvencions, recursos, peticions d’atestats, processos selectius... I a més a més, permet que l’Administració sigui 0 paper i es contribueixi al manteniment del medi ambient.
A dia d’avui, ja són molts els Ajuntaments que treballen amb el Gestor d’Expedients d’eCityclic, com per exemple el de Sitges o el de Lleida.
T’interessa que a la teva Administració es gestionin els tràmits de la manera més eficient possible? Desitges que es compleixi amb els estàndards d’Administració Electrònica? Vols eliminar el paper de les Administracions Públiques? Contacta amb un dels nostres consultors perquè t’informi de com fer-ho!