El uso de las Audio Vídeo Acta

El AudioVídeo Actas y su validez legal

En primer lugar, decir que las vídeo actas no sólo suponen un ahorro de tiempo (lo cual evidentemente, revierte en un ahorro económico para las administraciones) sino que también suponen un ejercicio de transparencia.

En cuanto a la legalidad de las mismas, podemos decir que respecto al contenido del acta cumplen con lo que disponen los artículos 109 y 110 del ROF .

Además, el artículo 70 bis de la Ley de Bases del Régimen Local 7/1985 establece la promoción del uso  de las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar la participación y la comunicación con los vecinos y finalmente podemos decir que su uso viene reforzado con la entrada en vigor de la Ley 40/2015 de Régimen jurídico del sector público que en su artículo 18 hace referencia a la posibilidad de grabar las sesiones y que el fichero resultante junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, puedan acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.

Administración Local

Si bien no es directamente aplicable a los órganos colegiados de las administraciones locales (porqué se aplica primero el régimen local) sí lo es supletoriamente y en este punto debemos tener en cuenta que hay que hacer siempre una interpretación de las leyes con arreglo a la realidad del momento, es decir en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas, tal como establece el Código Civil.

Así pues, teniendo en cuenta que el ROF es del año 1986 no es que no contemple la posibilidad de las vídeo actas, es que no podía regular este aspecto ya que entonces no existían los medios electrónicos.

Por todo ello podríamos deducir la aplicabilidad de las vídeo actas en el ámbito local aunque es aconsejable también que se regule expresamente dicha opción en el reglamento orgánico de los ayuntamientos para eliminar cualquier duda al respecto. Regulación que recoja no sólo la posibilidad de aplicar el vídeo actas, sino también que regule los supuestos en que se podría asistir mediante medios telemáticos ya que de lo contrario, permitir la telepresencia de manera indiscriminada, podría conducir a que no se asistiera a los plenos de manera sistemática.

Admisibilidad de las grabaciones como medio de prueba

Un ejemplo más de la realidad social que nos conduce cada vez más al uso de los medios telemáticos, lo tenemos en la Ley 59/2003 a partir de su redacción dada por la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que establece la admisibilidad de las grabaciones como medio de prueba: “El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible como prueba documental en juicio. Si se impugnare la autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico se procederá a comprobar que se trata de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, que cumple todos los requisitos y condiciones establecidos en esta Ley para este tipo de certificados, así como que la firma se ha generado mediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica”.

Por lo tanto, si la grabación está firmada por el secretario, ¿qué impediría que sea considerada como parte del documento de fe pública?

¿Y la protección de datos?

Para aquellos que les preocupa el tema de la protección de datos, hemos de decir que aparentemente entrarían en conflicto la transparencia con la protección de datos. En este caso podemos decir que teniendo en cuenta que los plenos son públicos, los ciudadanos que asisten se entiende que están de acuerdo en que sus intervenciones serán públicas. Para dar una mayor cobertura, es aconsejable informar de la grabación de la imagen (de la misma manera que se informa de los sistemas de grabación de video vigilancia) e incluso que firmen una autorización antes del inicio de la sesión. De modo que si alguien no está conforme con que se pueda recoger su imagen, pueda advertirlo con anterioridad a la celebración de la sesión.

En cuanto al contenido de datos personales que puedan manifestarse durante la sesión, hay que decir que no se deben revelar este tipo de datos. Los concejales que asistan a la reunión y que han tenido acceso a datos de carácter personal de los expedientes no deben revelar dichos datos y, en lo referente a la posibilidad de que los ciudadanos puedan manifestar algún dato de carácter personal, hay que concienciar de que no deben hacerlo. Es importante por lo tanto la concienciación. Sin embargo, en última instancia, siempre cabe la posibilidad de disponer de dos ficheros de grabación: uno original, que sería el reflejo fiel de la sesión y que constituiría la prueba firmada y otro editado, que se podría hacer público.

En definitiva,

son muchas las ventajas que se obtiene con las vídeo actas, pues no sólo permiten un ahorro de tiempo (como hemos comentado) que revierte en ahorro económico, sino también a los ciudadanos ya que les facilita la búsqueda de los puntos de las sesiones que les interesa. No es necesario que visualicen horas de plenos para encontrar el tema que les interesa sino que pueden ir directamente al punto en cuestión. Se trata de un vídeo relacionado con un acta en la que sólo será necesario poner la parte dispositiva con enlaces al vídeo a los puntos relacionados. Todo ello firmado digitalmente para dar plena validez legal garantizando su integridad y autenticidad.

Además, se trata de una herramienta de implantación rápida y fácil de usar, por lo que habitualmente la gestión del cambio no plantea resistencia. Al contrario, suele ser bastante bien recibida. Además ofrece un gran potencial de uso ya que no se limita a las sesiones de pleno sino que puede también utilizarse para otro tipo de sesiones (que evidentemente no se publicarían, pues la herramienta permite el control de todo lo que se quiere publicar y lo que va a permanecer privado) así como por ejemplo las mesas de contratación (podría permitir la asistencia remota en las aperturas de plicas).

Además de que podría tener un efecto disuasorio en la celebración de las sesiones, es decir, seguramente los asistentes tendrían más cuidado en sus intervenciones evitando así descalificaciones que podrían acabar en condenas por injurias y calumnias, a la vez que reduciría el tiempo de las reuniones con discusiones estériles.

Si queréis ver algún ejemplo en el uso del vídeo actas, aquí tenéis algunas referencias:

• Ayuntamiento de Arroyomolinos
• Ayuntamiento de Guadalajara
• Ayuntamiento de Huesca

¡Muchas gracias a nuestra compañera Mireia Puig por escribir este post!

Mireia es jurista especialista en aspectos legales de la Administración Pública electrónica, y además la encargada de nuestro producto #PlenoDigital.