L'ús de les Àudio-VídeoActes

El ÀudioVídeo Actes i la seva validesa legal

En primer lloc, dir que les vídeo actes no només suposen un estalvi de temps (la qual cosa evidentment, reverteix en un estalvi econòmic per a les administracions) sinó que també suposen un exercici de transparència.

Pel que fa a la legalitat de les mateixes, podem dir que respecte al contingut de l'acta compleixen amb el que disposen els articles 109 y 110 del ROF .

A més, l'article 70 bis de la Llei de Bases del Règim Local 7/1985 estableix la promoció de l'ús de les tecnologies de la informació i la comunicació per facilitar la participació i la comunicació amb els veïns i finalment podem dir que el seu ús ve reforçat amb l'entrada en vigor de la Llei 40/2015 de Règim jurídic del sector públic que en el seu article 18 fa referència a la possibilitat de gravar les sessions i que el fitxer resultant juntament amb el certificat expedit pel secretari de l'autenticitat i integritat del mateix, i tots els documents en suport electrònic s'utilitzessin com a documents de la sessió, puguin acompanyar a l'acta de les sessions, sense necessitat de fer constar en ella els punts principals de les deliberacions.

Administració Local

Si bé no és directament aplicable als òrgans col·legiats de les administracions locals (per què s'aplica primer el règim local) sí que ho és supletòriament i en aquest punt hem de tenir en compte que cal fer sempre una interpretació de les lleis d'acord amb la realitat del moment, és a dir en relació amb el context, els antecedents històrics i legislatius i la realitat social del temps en què han de ser aplicades, atenent fonamentalment a l'esperit i finalitat d'aquelles, tal com estableix el codi civil.

Així doncs, tenint en compte que el ROF és de l'any 1986 no és que no contempli la possibilitat de les àudio-vídeo actes, és que no podia regular aquest aspecte ja que llavors no existien els mitjans electrònics.

Per tot això podríem deduir l'aplicabilitat de les àudio-vídeo actes en l'àmbit local encara que és aconsellable també que es reguli expressament aquesta opció en el reglament orgànic dels ajuntaments per eliminar qualsevol dubte sobre això. Regulació que reculli no només la possibilitat d'aplicar el àudio-vídeo actes, sinó també que reguli els supòsits en què es podria assistir per mitjans telemàtics ja que en cas contrari, permetre la telepresència de manera indiscriminada, podria conduir al fet que no es assistís als plens de manera sistemàtica.

Admissibilitat de les gravacions como mitjà de prova

Un exemple més de la realitat social que ens condueix cada vegada més a l'ús dels mitjans telemàtics, el tenim en la Llei 59/2003 a partir de la seva redacció donada per la Llei 56/2007, de 28 de desembre, de mesures d'impuls de la Societat de la Informació, que estableix l'admissibilitat de les gravacions com a mitjà de prova: "El suport en què es trobin les dades signades electrònicament és admissible com a prova documental en judici. Si s'impugna l'autenticitat de la signatura electrònica reconeguda amb la qual s'hagin signat les dades incorporades al document electrònic s'ha de comprovar que es tracta d'una firma electrònica avançada basada en un certificat reconegut, que compleix tots els requisits i condicions establerts en aquesta Llei per a aquest tipus de certificats, així com que la signatura s'ha generat mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura electrònica ".

Per tant, si la gravació està signada pel secretari, què impediria que sigui considerada com a part del document de fe pública?

I la protecció de dades?

Per a aquells que els preocupa el tema de la protecció de dades, hem de dir que aparentment entrarien en conflicte la transparència amb la protecció de dades. En aquest cas podem dir que tenint en compte que els plens són públics, els ciutadans que assisteixen s'entén que estan d'acord en que les seves intervencions seran públiques. Per donar una major cobertura, és aconsellable informar de l'enregistrament de la imatge (de la mateixa manera que s'informa dels sistemes de gravació de vídeo vigilància) i fins i tot que signin una autorització abans de l'inici de la sessió. De manera que si algú no està d'acord amb que es pugui recollir la seva imatge, pugui advertir-ho amb anterioritat a la celebració de la sessió.

Pel que fa al contingut de dades personals que puguin manifestar-se durant la sessió, cal dir que no s'han de revelar aquest tipus de dades. Els regidors que assisteixin a la reunió i que han tingut accés a dades de caràcter personal dels expedients no han de revelar aquestes dades i, pel que fa a la possibilitat que els ciutadans puguin manifestar alguna dada de caràcter personal, cal conscienciar que no han de fer-ho. És important per tant la conscienciació. No obstant això, en última instància, sempre hi ha la possibilitat de disposar de dos fitxers de gravació: un original, que seria el reflex fidel de la sessió i que constituiria la prova signada i un altre editat, que es podria fer públic.

En definitiva,

són molts els avantatges que s'obté amb les àudio-vídeo actes, ja que no només permeten un estalvi de temps (com hem comentat) que reverteix en estalvi econòmic, sinó també als ciutadans ja que els facilita la recerca dels punts de les sessions que els interessa. No cal que visualitzin hores de plens per trobar el tema que els interessa sinó que poden anar directament al punt en qüestió. Es tracta d'un vídeo relacionat amb una acta en la qual només caldrà posar la part dispositiva amb enllaços al vídeo als punts relacionats. Tot això signat digitalment per donar plena validesa legal garantint la seva integritat i autenticitat.

A més, es tracta d'una eina d'implantació ràpida i fàcil d'usar, pel que habitualment la gestió del canvi no planteja resistència. Al contrari, sol ser bastant ben rebuda. A més ofereix un gran potencial d'ús ja que no es limita a les sessions de ple sinó que pot també utilitzar-se per un altre tipus de sessions (que evidentment no es publicarien, doncs l'eina permet el control de tot el que es vol publicar i el que va a romandre privat) així com ara les meses de contractació (podria permetre l'assistència remota a les obertures de pliques).

A més de que podria tenir un efecte dissuasori en la celebració de les sessions, és a dir, segurament els assistents tindrien més cura en les seves intervencions evitant així desqualificacions que podrien acabar en condemnes per injúries i calúmnies, alhora que reduiria el temps de les reunions amb discussions estèrils.

Si desitges veure algun exemple del ús de l'ÀudioVídeo Actes, aquí tens algunes referències:

• Ajuntament de Lleida
• Ajuntament de Tarragona
• Ajuntament de Tàrrega

Moltes gràcies a la nostra companya Mireia Puig per escriure aquest post!

Mireia és jurista especialista en aspectes legals de l'Administració Pública electrònica, ia més l'encarregada del nostre producte #PlenoDigital.