Tramitación electrónica - 12 beneficios de la AA.PP. electrónica

La Administración Pública y la burocracia

En nuestro día a día estamos en constante contacto con la Administración Pública: son muchos los servicios públicos que se ofrecen y las gestiones de control que se realizan para que esta Administración Pública pueda gestionar todos los recursos públicos. Es por esto que todos nos hemos topado en alguna ocasión con la Administración Pública y conocemos sus rasgos más característicos:

• ¿Quién de vosotros no ha esperado largas colas para poder realizar un trámite en una Administración Pública?
• ¿Quién de vosotros no ha sentido que para solicitar una “cosita de nada” ha tenido de entregar infinidad de documentos?
• ¿Quién de vosotros no  ha tenido de "salir un rato" de la oficina para ir a alguna Administración Pública?

Y es este momento cuando debemos hablar de burocracia:

La burocracia, es el "conjunto de actividades y trámites que hay que seguir para resolver un asunto administrativo". Y hasta el momento es uno de los grandes problemas a los que se debe afrontar la Administración Pública española.

Varios estudios afirman que disponemos una de los sistemas burocráticos más "lentos". Una situación que nos perjudica en nuestras relaciones con la Administración Pública, pero también supone un grave inconveniente para la economía estatal ya que nos convierte en un estado menos competitivo y menos atractivo.

Esta situación ha sido una de las que ha generado la necesidad de imponer la tramitación electrónica, entre otras medidas, para poder ofrecer una Administración inteligente y más eficiente.

La tramitación electrónica

Es por este motivo que creemos que la tramitación electrónica supone uno de los grandes beneficios de la Administración electrónica.  Y es por este motivo que el legislador está dando un gran impulso a esta tramitación electrónica. No solo las leyes 39 y 40 hablan sobre este concepto, sino que las nuevas leyes que van surgiendo integran la tramitación electrónica como modo de operar de las Administraciones Públicas. 

A modo de ejemplo, podemos ver como la reciente Ley 9/2017, de la Contratación en el Sector Público, ofrece una gran relevancia al expediente, la publicación y la tramitación electrónica.

La tramitación electrónica, como eje central en las comunicaciones de la Administración Pública va a suponer un gran cambio en la forma de entender la burocracia:

• Permitirá agilizar los trámites
• Facilita la interoperabilidad entre Administraciones
• Ofrece mayor seguridad en cuanto a la integridad e inalterabilidad de la documentación

En su conjunto, hace que la Administración sea más atractiva y no suponga una carga para la ciudadanía.

Beneficios para la ciudadanía

Al final, como personas que interactuamos con la Administración Pública, nos interesa saber cuáles van a ser los beneficios que vamos a obtener de esta tramitación electrónica.  

• Queda claro que el mayor de los beneficios es poder realizar nuestros trámites desde cualquier lugar, en cualquier hora y día.  De esta forma no tenemos la necesidad de tener de presenciarnos físicamente ante nuestro Ayuntamiento u otra Administración. 
  Ahora, si tenemos de realizar algún trámite lo podremos hacer un domingo a las 6 de la tarde mientras estamos en el sofá de nuestra casa con nuestra tablet. 
• También debemos contemplar el beneficio de disponer un mayor control y seguridad sobre nuestros trámites y la documentación que presentamos. Las diversas plataformas que disponen las Administraciones Pública permiten conocer nuestro expediente en cualquier momento, y podemos tener la seguridad de que toda la documentación que presentamos se mantendrá inalterable y con toda la información del momento exacto en el que fue entregado.
• No podemos olvidar que una de los principales objetivos de la tramitación electrónica es la agilización de los trámites de modo que la Administración pueda resolver en menores plazos de tiempo. Por tanto, la ciudadanía también podrá disfrutar de una Administración más rápida y verá resueltas sus solicitudes y/o peticiones sin tener de esperar meses.
• Por último, la tramitación electrónica ofrece un mayor grado de seguridad jurídica en la que todas las acciones que realizamos tanto nosotros como la Administración quedan anotadas en el expediente electrónico de modo que nos aseguramos que se seguirá el procedimiento administrativo.  

¿Qué pasa con las personas que no puedan relacionarse electrónicamente?

Se debe entender que la tramitación electrónica no pasa a ser la única forma de actuar con la Administración. Quedan abiertos otros canales de atención ciudadana en la que podrán asistir a todas las personas que no deseen o no puedan realizar sus trámites electrónicamente. El artículo 14 de la Ley 39/2015, deja muy claro que esta tramitación electrónica es un derecho para la ciudadanía.

Este mismo artículo, sí impone de forma obligatoria la tramitación electrónica para las siguientes personas concretas:

• Personas jurídicas
• Profesionales colegiados
• Empleados públicos en su relación con la Administración por temas laborales

En definitiva, si no se forma parte de los anteriores supuestos, la tramitación electrónica se posiciona como un derecho que la ciudadanía puede decidir si ejercer o no. 

¿Cómo se realiza la tramitación electrónica?

Actualmente las Administraciones Públicas están en un proceso de transformación digital en la que están adquiriendo soluciones tecnológicas para poder poner en práctica todo lo que se les impone por ley. Es el caso de la tramitación electrónica, se requiere de una plataforma de tramites online en la que permita la comunicación de información entre ciudadanía y Administración Pública.

Esta plataforma de trámites online debe disponer de:

• Front Office, en la que el ciudadano pueda realizar todos sus trámites.
• Back Office, donde los empleados públicos puedan gestionar todos los trámites realizados así como la documentación presentada.

¿No sirve con la web del Ayuntamiento?

Es muy frecuente pensar que todos estos trámites se pueden realizar desde la web del Ayuntamiento y que hoy en día no cuesta tanto realizar una página web.  Es por este motivo que en ocasiones la ciudadanía no entiende por qué su ayuntamiento se gasta tanto dinero en otras soluciones tecnológicas.

Pero se debe entender que no es tan simple como parece: las personas deben poderse identificar para realizar sus trámites de forma única y personal, se debe poder ofrecer seguridad y garantía de que las acciones realizadas no son modificadas, que los documentos presentados quedan inalterables, que se debe disponer de una integración con otras plataformas de gestión para que la Administración pueda funcionar de forma ágil, que se debe disponer de servidores que sean seguros y cumplan el ENS, que se debe seguir las pautas que se establecen en el ENI....  y muchos otros detalles que hacen que estas soluciones dispongan de una mayor complejidad.

¿Qué soluciones ofrecemos nosotros?

Como empresa especializada en Administración Pública digital, ofrecemos soluciones para satisfacer este tipo de necesidades en las Administraciones Públicas,

Entre nuestro portfolio de soluciones nos encantaría mostraros las más utilizadas para afrontar la tramitación electrónica:

Carpeta Ciudadana

Esta solución sería el front office que haría posible la tramitación electrónica de una Administración Pública.

Un portal de información y tramitación personal de cada ciudadano en la que disponen de un catálogo de todos los trámites que pueden realizar. La carpeta ciudadana dispone de identificación de acceso, sistema de firma digital así como tecnología que garantiza la durabilidad, inalterabilidad e integridad del documento. 

La solución perfecta para que la ciudadanía pueda ejercer sus derechos y cumplir sus deberes con la Administración Pública sin desplazarse físicamente.

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Gestor de expedientes online

Este sería el Back Office de la Administración Pública en la que se gestionan los trámites que entren desde la carpeta ciudadana. 

Nuestro gestor de expedientes es una plataforma online y modular, que permite la gestión inteligente de los expedientes y documentos de las Administraciones Públicas. Esta herramienta de gestión se caracteriza por su facilidad de uso, seguridad y la rápida implantación.  Entre sus funcionalidades destacan: la tramitación de expedientes electrónicos, la firma electrónica de documentos, la digitalización y la gestión de decretos y órganos colegiados.

De esta forma, la Administración podrá disponer en una misma herramienta toda su gestión interna.

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Esperamos que os haya gustado esta publicación y hayáis podido descubrir un nuevo beneficio de la Administración electrónica. El 17 de mayo tendremos el próximo beneficio. ¡No os lo perdáis!