Tramitació electrònica - 12 beneficis de l'AA.PP. electrònica

L'Administració Pública i la burocràcia

En el nostre dia a dia estem en constant contacte amb l'Administració pública: són molts els serveis públics que s'ofereixen i les gestions de control que es realitzen perquè aquesta administració pública pugui gestionar tots els recursos públics. És per això que tots ens hem topat en alguna ocasió amb l'Administració Pública i coneixem els seus trets més característics:

• Qui de vosaltres no ha esperat llargues cues per poder realitzar un tràmit en una administració pública?
• Qui de vosaltres no ha sentit que per sol·licitar una "coseta de res" ha hagut de lliurar infinitat de documents?
• Qui de vosaltres no ha hagut de "sortir una estona" de l'oficina per anar a alguna administració pública?

I és aquest en aquest moment quan hem de parlar de burocràcia:

La burocràcia, és el "conjunt d'activitats i tràmits que cal seguir per a resoldre un assumpte administratiu". I fins al moment és un dels grans problemes que ha d'afrontar la nostra Administració pública .

Diversos estudis afirmen que disposem d'un dels sistemes burocràtics més "lents". Una situació que ens perjudica en les nostres relacions amb l'Administració Pública, però també suposa un greu inconvenient per a l'economia estatal ja que ens converteix en un estat menys competitiu i menys atractiu.

Aquesta situació ha estat una de les que ha generat la necessitat d'imposar la tramitació electrònica, entre d'altres mesures, per poder oferir una Administració intel·ligent i més eficient.

La tramitació electrònica

És per aquest motiu que creiem que la tramitació electrònica suposa un dels grans beneficis de l'Administració Pública actual. Per això el legislador està donant un gran impuls a aquest àmbit. Així, no només les lleis 39/2015 i 40/2015 parlen sobre aquest concepte, sinó que les noves lleis que van sorgint integren la tramitació electrònica com a manera d'operar de les Administracions Públiques.

Podem veure un exemple en la recent Llei 9/2017, de la Contractació en el Sector Públic, que ofereix una gran rellevància a l'expedient, la publicació i la tramitació electrònica. La tramitació electrònica, com eix central en les comunicacions de l’Administració Pública suposarà un gran canvi en la forma d’entendre la burocràcia:

• Permetrà agilitzar els tràmits
• Facilita la interoperabilitat entre administracions
• Ofereix més seguretat pel que fa a la integritat i inalterabilitat de la documentació

En el seu conjunt, fa que l'Administració sigui més atractiva i no suposi una càrrega per a la ciutadania.

Beneficis per a la ciutadania

Al final, com a persones que interactuem amb l'Administració Pública, ens interessa saber quins seran els beneficis que obtindrem d'aquesta tramitació electrònica.

• Queda clar que el més gran dels beneficis és poder realitzar els nostres tràmits des de qualsevol lloc, en qualsevol hora i dia. D'aquesta forma no tenim la necessitat de disposar de presentar-nos físicament davant del nostre Ajuntament o una altra Administració.
  Ara, si tenim de realitzar algun tràmit ho podrem fer un diumenge a les 6 de la tarda mentre estem al sofà de casa amb la nostra tablet.
• També hem de contemplar el benefici de disposar d'un major control i seguretat sobre els nostres tràmits i la documentació que presentem. Les diverses plataformes que disposen les Administracions públiques permeten conèixer el nostre expedient en qualsevol moment i podem tenir la seguretat que tota la documentació que presentem es mantindrà inalterable i amb tota la informació del moment exacte en què va ser lliurat.
• No podem oblidar que una dels principals objectius de la tramitació electrònica és l'agilització dels tràmits de manera que l'Administració pugui resoldre en menors terminis. Per tant, la ciutadania també podrà gaudir d'una Administració més ràpida i veurà resoltes les seves sol·licituds i / o peticions sense haver d'esperar mesos.
• Finalment, la tramitació electrònica ofereix un major grau de seguretat jurídica en que totes les accions que realitzem tant nosaltres com l'Administració queden anotades en l'expedient electrònic de manera que ens assegurem que se seguirà el procediment administratiu.

Què passa amb les persones que no puguin relacionar-se electrònicament?

S'ha d'entendre que la tramitació electrònica no passa a ser l'única forma d'actuar amb l'Administració. Queden oberts altres canals d'atenció ciutadana en la qual podran assistir a totes les persones que no vulguin o no puguin realitzar els seus tràmits electrònicament. L'article 14 de la Llei 39/2015, deixa molt clar que aquesta tramitació electrònica és un dret per a la ciutadania.

Aquest mateix article, si s'imposa de forma obligatòria la tramitació electrònica per a les següents persones concretes:

• Persones jurídiques
• Professionals col·legiats
• Empleats públics en la seva relació amb l'Administració per temes laborals

En definitiva, si no es forma part dels anteriors supòsits, la tramitació electrònica es posiciona com un dret que la ciutadania pot decidir si exercir o no.

Com es realitza la tramitació electrònica?

Actualment les Administracions públiques estan en un procés de transformació digital en què estan adquirint solucions tecnològiques per poder posar en pràctica tot el que se'ls estableix per llei. És el cas de la tramitació electrònica, es es requereix d'una plataforma de tràmits en línia que permeti la comunicació d'informació entre ciutadania i Administració Pública d’una manera segura i amb garanties.

Aquesta plataforma de tràmits en línia ha de disposar de:

• Front Office, on el ciutadà pugui realitzar tots els seus tràmits.
• Back Office, on els empleats públics poden gestionar tota els tràmits realitzats així com la documentació presentada.

No serveix amb la web de l'Ajuntament?

És molt freqüent pensar que tots aquests tràmits es poden realitzar des del web de l'Ajuntament i que avui en dia no costa tant fer una pàgina web. És per aquest motiu que en ocasions la ciutadania no entén per què el seu ajuntament es gasta tants diners en altres solucions tecnològiques.

Però s'ha d'entendre que no és tan simple com sembla: les persones han de poder-se identificar per realitzar els seus tràmits de forma única i personal, s'ha de poder oferir seguretat i garantia que les accions realitzades no són modificades, que els documents presentats queden inalterables, que s'ha de disposar d'una integració amb altres plataformes de gestió perquè l'Administració pugui funcionar de manera àgil, que s'ha de disposar de servidors que siguin segurs i compleixin l'ENS, que s'ha de seguir les pautes que s'estableixen a l'ENI .. .. i molts altres detalls que fan que aquestes solucions disposin d'una major complexitat.

Quines solucions oferim nosaltres?

Com a empresa especialitzada en Administració Pública digital, oferim solucions per satisfer aquest tipus de necessitats en les Administracions Públiques,

Entre el nostre portfoli de solucions ens encantaria mostrar-vos les més utilitzades per afrontar la tramitació electrònica:

Carpeta Ciutadana

Aquesta solució seria el front office que faria possible la tramitació electrònica d'una administració pública.

Un portal d'informació i tramitació personal de cada ciutadà en la qual disposen d'un catàleg de tots els tràmits que poden realitzar. La carpeta ciutadana disposa d'identificació d'accés, sistema de signatura digital així com tecnologia que garanteix la perdurabilitat, inalterabilitat i integritat del document.

La solució perfecta perquè la ciutadania pugui exercir els seus drets i complir els seus deures amb l'Administració Pública sense desplaçar-se físicament.

Més informació

Gestor d'expedients

Aquest seria el Back Office de l'Administració pública en el qual es gestionen els tràmits que entrin des de la carpeta ciutadana.

El gestor d'expedients s una plataforma en línia i modular, que permet la gestió intel·ligent dels expedients i documents de les administracions públiques. Aquesta eina de gestió es caracteritza per la seva facilitat d'ús, seguretat i la ràpida implantació. Entre les seves funcionalitats destaquen: la tramitació d'expedients electrònics, la signatura electrònica de documents, la digitalització i la gestió de decrets i òrgans col·legiats.

D'aquesta manera, l'Administració podrà disposar en una mateixa eina tota la seva gestió interna.

Més informació

Esperem que us hagi agradat aquesta publicació i hagueu pogut descobrir un nou benefici de l'Administració electrònica. El 17 de maig tindrem el proper benefici. No us ho perdeu!