GESTIONA. La suite d’aplicacions per a administracions

GESTIONA és una suite de gestió digital per a administracions públiques que integra en una única plataforma diferents solucions per tramitar expedients, gestionar documents, signar electrònicament, enviar notificacions, operar la seu electrònica i millorar la relació amb la ciutadania. La seva proposta és centralitzar processos que sovint es troben repartits entre eines diferents, facilitant una gestió més ordenada, traçable i eficient. Això permet a ajuntaments, consells comarcals, diputacions i altres ens públics avançar cap a una administració electrònica més completa.

GESTIONA està pensada per a entitats del sector públic que necessiten digitalitzar processos administratius i millorar la prestació de serveis digitals. És especialment útil per a ajuntaments, consells comarcals, diputacions, organismes autònoms i entitats públiques que gestionen expedients, tràmits, notificacions, signatures i serveis a la ciutadania. La plataforma pot adaptar-se tant a administracions que volen començar amb una digitalització transversal com a organitzacions que ja han avançat i busquen procediments més reglats, automatitzats i orientats a dades.

GESTIONA agrupa diferents funcionalitats d’administració electrònica. Entre les principals hi ha la seu electrònica, l’oficina d’assistència, el gestor d’expedients, la signatura al núvol, les notificacions electròniques, la gestió documental, els òrgans i resolucions, l’app mòbil i altres mòduls com tramitació reglada, contractació electrònica, control intern, cita prèvia, eines col·laboratives i analítica. Aquesta estructura modular permet que cada administració pugui evolucionar segons les seves necessitats, incorporant funcionalitats a mesura que madura el seu model de gestió digital.

La tramitació lliure ajuda a passar de l’expedient en paper a l’expedient electrònic, incorporant signatura electrònica, gestió documental i interoperabilitat. És una bona base per digitalitzar transversalment l’organització i complir els requisits essencials de l’administració electrònica. La tramitació reglada fa un pas més: permet normalitzar procediments, definir fases, automatitzar tasques, establir estats de tramitació i reduir treballs mecànics. És útil quan l’administració vol simplificar procediments, evitar duplicitats i fer que els equips treballin amb circuits més homogenis.

GESTIONA incorpora un motor de tramitació que permet definir procediments, fases, estats, dades i automatitzacions. Això ajuda a reduir tasques manuals que no aporten valor, com verificacions repetitives, consultes de dades o insercions entre sistemes. La tramitació reglada també permet connectar-se amb serveis externs, com Via Oberta, PID o sistemes verticals de l’organització, per automatitzar consultes i verificacions. Això facilita una administració més orientada a la dada i menys dependent de comprovacions manuals.

La seu electrònica permet que la ciutadania es relacioni digitalment amb l’administració en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu. Des d’aquest espai es poden iniciar tràmits, presentar sol·licituds, aportar documentació, consultar expedients, rebre notificacions i accedir a serveis públics digitals. També facilita la simplificació administrativa, especialment quan es connecta amb serveis com Via Oberta, Representa o sistemes d’identificació digital. D’aquesta manera, la ciutadania pot fer tràmits amb menys desplaçaments i menys documentació a aportar.

L’Oficina d’Assistència està pensada per ajudar la ciutadania en la seva relació amb l’administració, especialment en matèria de registre, presentació de sol·licituds i suport en tràmits electrònics. A més, pot integrar-se amb serveis com Representa per verificar automàticament apoderaments i amb Via Oberta per evitar que les persones hagin d’aportar documents que ja estan en poder de l’administració. Això millora l’atenció ciutadana i redueix càrregues administratives.

Sí. GESTIONA pot connectar-se amb serveis clau de l’administració digital. La integració amb idCat Mòbil facilita la identificació de la ciutadania en tràmits electrònics. Representa permet verificar si una persona actua en nom d’una altra mitjançant apoderaments inscrits. Via Oberta ajuda a consultar dades i documents que ja consten en altres administracions. Aquestes integracions són importants perquè fan possible una tramitació més senzilla, segura i coherent amb el principi de no demanar a la ciutadania documents que l’administració ja pot consultar.

La signatura al núvol permet signar documents electrònicament sense dependre de targetes físiques, lectors o certificats instal·lats al navegador. Segons la informació pública d’esPublico Gestiona, el sistema permet signar des de la interfície web i també des de l’app mòbil, amb notificacions i validació de documents. Això facilita que càrrecs públics, personal tècnic i altres usuaris autoritzats puguin signar de manera més àgil, segura i flexible, mantenint garanties en el procés de signatura electrònica.

El mòdul de Control Intern ajuda a ordenar i agilitzar la fiscalització d’expedients, el control permanent, el seguiment del Pla Anual de Control Financer i altres actuacions pròpies de l’òrgan interventor. També permet configurar criteris de fiscalització, informes, actuacions i quadres de comandament. Això facilita una visió més completa de l’activitat de l’organització, millora la traçabilitat i ajuda a prendre decisions basades en dades, no només en mostres o revisions puntuals.

Sí. GESTIONA incorpora funcionalitats per gestionar notificacions electròniques i comunicacions administratives. Segons esPublico Gestiona, les notificacions poden posar-se a disposició de la ciutadania a la seu electrònica i en altres plataformes com eNOTUM o MyGov, segons el context d’ús. La sincronització dels estats d’enviament i recepció ajuda a mantenir el control del procés, independentment del canal pel qual la persona interessada reculli la notificació.

GESTIONA ajuda a reduir paper, ordenar expedients, millorar la traçabilitat, simplificar tràmits, agilitzar signatures, automatitzar procediments i facilitar l’atenció ciutadana. També permet que diferents àrees de l’administració treballin sobre una plataforma integrada, evitant duplicitats i millorant la coordinació interna. Per a la ciutadania, el benefici principal és una relació més accessible amb l’administració: tràmits en línia, menys desplaçaments, menys documentació a aportar i més capacitat de seguiment.

El primer pas és analitzar l’estat actual de la gestió administrativa: quins tràmits es fan en paper, quins processos són més repetitius, quines àrees necessiten més traçabilitat i quines integracions són prioritàries. A partir d’aquí, es pot plantejar una implantació progressiva: començar per funcionalitats bàsiques com expedient electrònic, signatura, seu electrònica o oficina d’assistència, i després avançar cap a tramitació reglada, control intern, analítica o automatitzacions més complexes. L’objectiu no és només digitalitzar, sinó simplificar i millorar la manera de treballar.