3 beneficios del módulo de Secretaría y Órganos colegiados

¿Qué es el módulo de Secretaría y Órganos colegiados?

Se trata de una herramienta del gestor de expedientes que facilita y agiliza la generación de las propuestas y la gestión de las sesiones de los distintos órganos.

Es decir, en el momento que cualquier departamento de la administración decide realizar una propuesta para alguno de los órganos con los que cuenta (Junta, Pleno o comisiones), creará un documento de propuesta dentro del expediente en el que se gestiona la misma, así como toda la información relativa a ésta.

La zona de administración del módulo de órganos colegiados permite la gestión de los siguientes puntos:

• Lugar de celebración de la reunión.
• Roles de los miembros (por ejemplo: asistente, concejal/a, secretario/a).
• Partidos políticos y los miembros de órganos.
• Órganos (permite gestionar por ejemplo nombre, siglas, perfiles, sala, tipos de resoluciones, patrón sesión de órgano, miembros, tipos de puntos, puntos habituales).
• Tipos de sesiones (ordinaria, extraordinaria y urgente).
• Pies de recurso (permite disponer de las plantillas de pie de recurso para seleccionar cuál añadir a la propuesta y posterior resolución).
• Plantillas que se usan en los distintos órganos colegiados para gestionar el tipo de documento, nombre y circuito de firma que le corresponde para su aprobación .

¿Qué facilita generar la propuesta en el expediente?

Todo son ventajas:

• El documento de propuesta se creará desde una plantilla. De esta manera, se permite poder captar los datos del expediente, terceros o incluso reaprovechar el texto del informe.
• La información que se da en la propuesta se reaprovecha en los documentos de Acta, Certificado y Dictamen, de modo que se traslada parte del contenido de forma automática sin necesidad de copiar y pegar o volver a escribir el texto.
• Y en el expediente, una vez finalizada la sesión y su gestión, los Certificados se devolverán de forma automática para que se realice desde el propio expediente la gestión siguiente que corresponda, como por ejemplo la notificación

¿Cuáles son los 3 beneficios que aporta el módulo de Secretaría y Órganos colegiados de eCityclic?

1. Generar de forma automática los documentos de Convocatoria, Acuerdos Adoptados, Actas, Certificados y Dictámenes en el módulo de Secretaría, y los documentos de Propuesta y Notificación dentro del expediente.
2. Reaprovechar la información en los distintos documentos creados de forma automática.
3. Administrar todos los miembros de los distintos órganos de una forma sencilla.

¿Cómo se agiliza la gestión en el departamento de Secretaría?

El departamento de Secretaría puede aceptar, enmendar y cancelar propuestas, una vez revisada la información, con tan solo un clic. Una vez creada la sesión, se puede generar el orden del día e incorporar todas las propuestas hechas por los departamentos que hayan sido previamente aceptadas.

Y finalmente,  cuando el orden del día ya se ha creado, se genera la convocatoria de forma automática mediante una plantilla predeterminada (y configurable) y una vez firmada (dentro del módulo de firma) se realiza la notificación a los miembros del órgano desde el mismo módulo de Secretaría y Órganos colegiados.

Durante la sesión, el módulo permite: gestionar la sesión, la asistencia y las votaciones.

• Se puede hacer durante la sesión pero también permite hacerlo posteriormente.
• Se indica la asistencia de los miembros del órgano.
• En cada punto del orden del día se introduce el número y sentido de votos y se calculará de forma automática el resultado de las votaciones.

Además, se creará de forma automática un documento asociado a cada uno de los puntos, que podrá ser editado durante la misma sesión (o posteriormente) para añadir las modificaciones que procedan según el sentido del acuerdo adoptado. Toda esta información se reflejará posteriormente en el acta y en los certificados o dictámenes de manera automática.

• Una vez finalizada la sesión, Secretaría podrá generar de forma automática los documentos: Acuerdos Adoptados, Acta y Certificados o Dictámenes.

Estos documentos contendrán de forma automática la información dada en las propuestas, y si es el caso, modificada en el transcurso de la sesión.

Y te preguntarás… ¿qué hacemos con los Dictámenes y Certificados? Pues una vez tenemos los documentos de Dictamen firmados, los podremos elevar al siguiente órgano colegiado que deberá gestionarlos. En el caso de los Certificados, una vez firmados, podremos iniciar el traslado, este documento se devuelve al expediente desde dónde el departamento o Secretaría podrá hacer la notificación.

Solución más completa

Para disponer de una solución completa de secretaría, disponemos también del módulo de vídeo actas, que permite ahorrar tiempo en a gestión de elaboración del acta. Se realiza la grabación de las sesiones, con lo que no es necesaria la transcripción íntegra. El fichero resultante (vídeo de la sesión) se firma electrónicamente para tener total validez legal y se incorpora al acta escrita (que será un acta sucinta con los enlaces al vídeo) de modo que ambos documentos formarán una unidad documental.  Y a través del vídeo actas se podrá dar publicidad a la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia.

Si quieres más información sobre el módulo de Secretaría y Órganos colegiados del gestor de expedientes de eCityclic o sobre el módulo de vídeo actas haz clic aquí y uno/a de nuestros consultores/as se pondrá en contacto para resolver todas las dudas y mostrarte cómo funciona la herramienta. 

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