Administració electrònica
3 beneficis del mòdul de Secretaria i Òrgans col•legiats
El teu Ajuntament compta amb un gestor d’expedients que inclogui un mòdul específic per a tramitar i agilitzar els processos dels diferents departaments i de la Secretaria? Gestioneu actualment a l’administració on treballes les propostes i les sessions dels diferents òrgans de manera ràpida, electrònica i fàcil? Si la resposta a alguna d’aquests dues preguntes és “no” et recomanem que segueixis llegint. En menys de 3 minuts et donem les claus per aconseguir un flux àgil de les gestions administratives que corresponen als diferents òrgans de la corporació.
Publicat el
Què és el mòdul de Secretaria i Òrgans col·legiats?
Es tracta d’una eina del gestor d’expedients que facilita i agilitza la generació de les propostes i la gestió de les sessions dels diferents òrgans.
És a dir, en el moment que qualsevol departament de l’administració decideix realitzar una proposta per a algún dels òrgans amb els que compta (Junta, Ple o comissions), crearà un document de proposta dins l’expedient que genera la proposta, així com tota la informació relativa a aquesta.
La zona d’administració del mòdul d’òrgans col·legiats permet la gestió dels següents punts:
- Lloc de celebració de la reunió-
- Rols dels membres (per exemple: assistent, regidor/a, secretari/a).
- Partits polítics i els membres d’òrgans.
- Òrgans (permet gestionar per exemple nom, sigles, perfils, sala, tipus de resolucions, patró sessió d’òrgan, membres, tipus de punts, punts habituals).
- Tipus de sessions (ordinària, extraordinària i urgent).
- Peus de recurs (permet disposar de plantilles de peu de recurs per a seleccionar quin afegir a la proposta i posterior ressolució).
- Plantilles que s’utilitzen en els diferents òrgans col·legiats per gestionar el tipus de document, nom i circuit de signatura que li correspongui per a la seva aprovació.
Què facilita generar la proposta en l'expedient?
Tot són avantatges:
- El document de proposta es crearà des d’una plantilla. D’aquesta manera, ens permet poder captar les dades de l’expedient, tercers o fins i tot reaprofitar el text de l’informe.
- La informació que es dona en la proposta es reaprofita en els documents d’Acta, Certificat i Dictamen, de manera que es trasllada part del contingut de forma automàtica sense necessitat d'haver de copiar i pegar o tornar a escriure el text.
- I en l’expedient, una vegada finalitzada la sessió i la seva gestió, els Certificats es retornaran de forma automàtica perquè es realitzi des del mateix expedient la gestió següent que correspongui, com per exemple la notificació.
Quins són els 3 beneficis que aporta el mòdul de Secretaría i Òrgans col·legiats d'eCityclic?
- Generar de forma automàtica els documents de Convocatòria, Acords Adoptats, Actes, Certificats i Dictàmens en el mòdul de Secretaria, i els documents de Proposta i Notificació dins l’expedient.
- Reaprofitar la informació en els diferents documents creats de forma automàtica.
- Administrar tots els membres dels diferents òrgans d’una forma senzilla.
Com s'agilitza la gestió en el departament de Secretaria?
El departament de Secretaria pot acceptar, esmenar i cancel·lar propostes, una vegada revisada la informació, amb tan sols un clic. Un cop es crea la sessió per l’òrgan es pot plasmar l’ordre del dia i incorporar totes les propostes fetes pels departaments que hagin acceptat.
I finalment, quan l’ordre del dia ja s’ha creat, es genera la convocatòria amb una plantilla de forma automàtica mitjançant una plantilla predeterminada (i configurable) i un cop signada (dins del mòdul de signatura) es fa la notificació als membres de l'òrgan des del mateix mòdul de Secretaria i Òrgans col·legiats.
Durant la sessió, el mòdul permet: gestionar la sessió, l’assistència i les votacions.
- Es pot fer durant la sessió però també permet fer-ho posteriorment.
- S'indica l'assistència dels membres de l'òrgan.
- En cada punt de l’ordre del dia s’introdueix el número i sentit del vots i es calcularà de forma automàtica el resultat de les votacions.
A més, es crearà de forma automàtica un document associat a cada un dels punts, que podrà ser editat durant la mateixa sessió (o posteriorment) per a afegir les modificacions que procedeixin segons el sentit de l'acord adoptat. Tota aquesta informació es reflectirà posteriorment en l'acta i en els certificats o dictàmens de manera automàtica.
- Una vegada finalitzada la sessió, Secretaria crearà de forma automàtica els documents: Acords Adoptats, Acta i Certificats o Dictàmens. En aquests documents sortirà de forma automàtica la informació donada en la proposta, i si és el cas, modificada en el transcurs de la sessió.
I et preguntaràs... què fem amb els Dictàmens i Certificats? Doncs una vegada tenim els documents de Dictamen signats, els podrem elevar al següent òrgan col·legiat que els haurà de gestionar. En el cas dels Certificats, una vegada signats, podrem iniciar el trasllat, aquest document es retorna a l’expedient des d’on el departament o Secretaria podrà fer la notificació.
Solució més completa
Per a disposar d'una solució completa de secretaria, disposem també del mòdul de video acts, que permet estalviar temps en gestió d'elaboració de l'acta. Es realitza la gravació de les sessions, amb el que no és necessaària la transcripció integra. El fitxer resultant (video de la sessió) es signa electrònicament per a tenir total validesa legal i s'incorpora a l'acta escrita (que serà una acta succinta amb els enllaços al video) de manera que ambdós documents formaran una unitat documental. I a través del video actes es podrà donar publicitat a la informació necessària pel compliment de les obligacions de transparència.
Si vols més informació sobre el mòdul de Secretaria i Òrgans col·legiats del gestor d’expedients d’eCityclic o del video actes clica aquí i un/a dels nostres consultors/es es posarà en contacte per resoldre’t tots els dubtes i ensenyar-te com funciona aquesta eina.
I no oblidis de seguir-nos a twitter per estar al dia sobre les novetats en Administració Electrònica!