¿Cómo digitalizar documentos de forma segura?

¿Por qué se debe realizar la digitalización segura?

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

En el artículo 27 encontramos las previsiones sobre la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas y establece las reglas a seguir para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas como ahora:

• Que el documento en papel haya sido digitalizado y que incluya los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Ajustarse a lo previsto en el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad).
• Ajustarse a lo previsto en el ENS (Esquema Nacional de Seguridad).
• Ajustarse a sus normas técnicas de desarrollo.

¿Cómo debe ser el sistema de digitalización segura?

Una solución de digitalización segura, debe cubrir de forma unificada y segura las necesidades de digitalización de documentos y copia auténtica de documentos y expedientes de toda una organización o entidad.

De este modo los usuarios/empleados públicos deberían poder identificarse con un sistema de certificación para poder iniciar el proceso de copia auténtica de documentos.

Con la digitalización se obtendrá una imagen fiel del documento y la posible edición de los metadatos para facilitar su gestión y cumplir los requisitos de un documento ENI.

Una vez digitalizado el documento, lo óptimo seria disponer de un sistema de gestión con un registro unificado en el que los usuarios habilitados puedan consultar las digitalizaciones realizadas, con la información asociada.

¿Qué otros aspectos debería disponer el sistema de digitalización segura?

• Un sistema de digitalización multinstancia y centralizada para que los usuarios puedan realizar su digitalización con independencia de los equipos.
• Un sistema Código de validación CSV, de modo que se pueda comprobar la validez del documento.
• Un sistema de portafirmas, para poder realizar la validación de los documentos y la firma digital.
• Un sistema de digitalización que permita la edición de metadatos, de forma ágil y rápida.

¿Sistema de impresión multinstancia y centralizado?

Lo mejor sería disponer de un sistema centralizado y multinstancia en el que se pueda configurar toda la flota de equipos multifunción para que los usuarios puedan realizar la digitalización des de cualquiera de los equipos, y a la vez, que gracias a este sistema multinstancia puedan trabajar diferentes departamentos en la misma red de equipos.

Y gracias a JustPrïnt! es posible.  JustPrïnt! es la solución de servicios gestionados de impresión líder en el mercado. ¡Conócelos aquí!

Nuestra solución de digitalización segura 

En eCityclic, disponemos de la solución de digitalización segura, desarrollada junto con JustPrïnt!, que permite cubrir de forma unificada y segura las necesidades de digitalización de documentos y copia auténtica de documentos y expedientes de toda una organización o entidad.

Al haber dos versiones, también existen distintas funcionalidades para cada una. Empezamos explicándote las de la versión básica:

• Sistema de control y autenticación de funcionarios habilitados para la realización del proceso de digitalización.
• Sistema centralizado que recibirá la imagen digital, fiel e integra del documento en papel, generado por los dispositivos de digitalización de la organización.
• Creación de una copia auténtica del documento, con los correspondientes metadatos interoperables (ENI).
• Generación de firma electrónica del documento mediante un certificado electrónica o Sello de Órgano.
• Incorporación de un sello de tiempo en los documentos mediante una Autoridad de Certificación.
• Registro unificado de acciones de digitalización y copia auténtica.
• Asignación automática de los metadatos obligatorios por la normativa aplicable vigente, especialmente definida en el artículo 27 de la Ley 39/2015, ENI (RD 4/2010) y ENS (3/2010).

Y la versión completa:

• Incorpora todas las funcionalidades de la versión básica.
• Dispone de un entorno web que permite acceder a los usuarios a todos los documentos digitalizados (histórico incluido), desde cualquier dispositivo de la organización.
• Registro unificado de copia auténtica de documentos, con acceso permanente a la documentación y registro de acciones.
• Todos los documentos digitalizados incorporan Código Seguro de Verificación, consultable mediante URL en la sede electrónica.
• Módulo de firma electrónica y validación de documentos.
• Entorno web para la edición de los metadatos de los documentos digitalizados.
• Entorno web para la definición de diversas tipologías de documentos y sus metadatos asociados.
• Incorpora un cuadro de clasificación archivístico que permite asociarlo a cada tipología de documentos.

Y lo más relevante y que debes saber de nuestra solución de digitalización segura para digitalizar documentos es que permite la integración con el Gestor de Expedientes. Por tanto, los documentos digitalizados en el registro, pueden incorporarse directamente en el asiento registral correspondiente y relacionarse directamente con el expediente que corresponda de manera rápida y sencilla. ¿Buenas noticias, verdad? Es una gestión documental óptima.

Esperamos que te haya gustado la notícia y que te sirva de ayuda para entender mejor el sistema de digitalización segura. Si quieres saber más, déjanos tus datos aquí, y uno de nuestros consultores especialista en Administración Pública Electrónica se pondrá en contacto contigo.