Com digitalitzar documents de manera segura?

Per què s'ha de realitzar la digitalizació segura?

Els documents presentats de manera presencial davant les Administracions Públiques, hauran de ser digitalitzats, d’acord amb el previst a l’article 27 i altra normativa aplicable, per la oficina d’assistència en matèria de registres en la que hagin estat presentats per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, retornant els originals a l’interessat, sense perjudici d’aquells suposats en que la norma determini la custodia per l’Administració dels documents presentats o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptibles de digitalització.

A l’article 27 trobem les previsions sobre la validesa i eficàcia de les còpies realitzades per les Administracions Públiques i estableix les normes a seguir per a garantir la identitat i contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant, el seu caràcter de còpies autèntiques com ara:

• Que el document en paper hagi estat digitalitzat i que inclogui les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzi al consultar el document.
• Ajustar-se al previst a l’ENI (Esquema Nacional d’Interoperabilitat).
• Ajustar-se al previst a l’ENS (Esquema Nacional de Seguretat).
• Ajustar-se a les seves normes tècniques de desenvolupament.

Com ha de ser el sistema de digitalització segura?

 Una solució de digitalització segura ha de cobrir de forma unificada i segura les necessitats de digitalització de documents i còpia autèntica de documents i expedients de tota una organització o entitat.

D'aquesta manera els usuaris/empleats públics haurien de poder identificar-se amb un sistema de certificació per a poder inicar el procés de còpia autèntica de documents.

Amb la digitalització segura s'obteindrà una imatge fidel del document i la possible edició de les metadades per a facilitar la seva gestió i complir els requisists d'un document ENI.

Un cop digitalitzat el document, el més òptim seria disposar d'un sistema de gestió amb un registre unificat en el que els usuaris habilitats puguin consultar les digitalitzacions realitzades, amb la informació associada. 

Quins altres aspectes hauria de tenir el sistema de digitalització segura?

• Un sistema de digitalització multinstancia i centralizada perquè els usuaris puguin realitzar la seva digitalització amb independència dels equips.
• Un sistema Codi de validació CSV, de manera que es pugui comprovar la validesa del document.
• Un sistema de porta signatures, per a poder realitzar la validació dels documents i la firma digital. 
• Un sistema de digitalització que permeti l'edició de metadades, de forma àgil i ràpida.

Sistema d'impressió multinstancia i centralitzat?

El millor seria disposar d'un sistema centralitzar i multinstancia en el que es pugui configurar tota la flota d'equips multifunció perquè els usuaris puguin realitzar la digitalització des de qualsevol dels equips, i a la vegada, gràcies a aquest sistema multinstancia poden treballar diferents departaments en la mateixa xarxa d'equips.

I gràcies a JustPrïnt és possible.  JustPrïnt és la solució de serveis gestionats d'impressió lider al mercat. Coneix-los aquí!

La nostra solució de digitalització segura 

A eCityclic, disposem de la solució de digitalització segura, desenvolupada junt amb JustPrint!, que permet cobrir de forma unificada i segura les necessitats de digitalització de documents i còpia autèntica de documents i expedients de tota una organització o entitat.

A l’haver dues versions, també existeixen diferents funcionalitats per a cada una. Comencem explicant-te les de la versió bàsica:

• Sistema de control i autenticació de funcionaris habilitats per a la realització del procés de digitalització.
• Sistema centralitzat que rebrà la imatge digital, fidel i integra del document en paper, generat pels dispositius de digitalització de l’organització.
• Creació d’una còpia autèntica del document, amb les corresponents metadades interoperables (ENI).
• Generació de firma electrònica del document mitjançant un certificat electrònic o Segell d’Òrgan.
• Incorporació d’un segell de temps als documents mitjançant una Autoritat de Certificació.
• Registre unificat d’accions de digitalització i còpia autèntica.
• Assignació automàtica de les metadades obligatòries per la normativa aplicable vigent, especialment definida en l’article 27 de la Llei 39/2015, ENI (RD 4/2010) i ENS (3/2010).

I la versió completa:
- Incorpora totes les funcionalitats de la versió bàsica.

• Disposa d’un entorn web que permet accedir als usuaris a tots els documents digitalitzats (històric inclòs), des de qualsevol dispositiu de l’organització.
• Registre unificat de còpia autèntica de documents, amb accés permanent a la documentació i registre d’accions.
• Tots els documents digitalitzats incorporen Codi Segur de Verificació, consultable mitjançant URL en la seu electrònica.
• Mòdul de firma electrònica i validació de documents.
• Entorn web per a l’edició de les metadades dels documents digitalitzats.
• Entorn web per a la definició de diverses tipologies de documents i les seves metadades associades.
• Incorpora un quadre de classificació arxivística que permet associar-lo a cada tipologia de documents.

I el més rellevant i que has de saber de la nostra solució de digitalització segura per a digitalitzar documents és que permet la integració amb el Gestor d’Expedients. Per tant, els documents digitalitzats en el registre, poden incorporar-se directament al assetnament registral corresponent i relacionar-se directament amb l’expedient que correspongui de manera ràpida i senzilla. Bones noticies, oi? És una gestió documental òptima.

Esperem que t'hagi agradat la noticia i que et serveixi per a entendre millor el sistema de digitalització segura. Si vols saber-ne més, deixa’ns les teves dades aquí, i un dels nostres consultors especialistes en Administració Pública Electrònica es posarà en contacte amb tu.