5 motivos para dar el salto hacia la transformación digital

¿Por qué las Administraciones Públicas deben confiar y apostar por la transformación digital?

Ante todo, a temas legales, existen dos leyes que obligan a los entes públicos a cumplir con una serie de requisitos tecnológicos y de cambio digital en la gestión de sus procedimientos para agilizar y facilitar la tarea de los empleados públicos y conseguir atender con mayor brevedad a los ciudadanos. Estas dos leyes, entrarán en vigor este mes de octubre y son la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Pero a si dejamos de banda los temas legales, hay 5 motivos claros por los que las Administraciones Públicas deben transformarse digitalmente.

1. Ahorrar en recursos y ganar tiempo. Aunque parezca algo obvio, cabe destacar que con un sistema digital de gestión se puede llegar a realizar un procedimiento administrativo hasta 5 veces más rápido que con un sistema manual. ¿Interesante, verdad? Ya no es necesario esperarse quince días a que una solicitud de un miembro de la ciudadanía se apruebe porque debe pasar la revisión de 4 administrativos y tener la firma de 7 personas. Ahora, por ejemplo, con un Gestor de Expedientes, se puede establecer un deadline para la firma y sello de tiempo de los documentos de manera digital y con plena validez legal.

De esta manera, no sólo se facilitan las tareas a los empleados públicos, también se da un mejor servicio a la ciudadanía. ¡Todo son ventajas!

1. Ser más transparente y ejercer el “buen gobierno”.  ¿Qué pueden hacer los nuevos gobiernos para ser más transparentes? Con las herramientas digitales tienen múltiples opciones: subir vídeos de los plenos municipales para que se pueda verificar las intervenciones de cada concejal, los argumentos expuestos y las votaciones; publicar en el Portal Web Municipal un enlace hacia su PAM (Plan de Acción Municipal); dar acceso a la Sede Electrónica, al Portal Open Data y/o al Portal de Transparencia desde la página web del municipio; …etc.

1. Gestionar, proteger y archivar los documentos en papel en un expediente electrónico de manera sencilla y rápida para cumplir con el Artículo 16 de la Ley 39/2015. Con un sistema de digitalización segura, se pueden gestionar los documentos en papel y añadir a un expediente electrónico de forma segura y con plena validez legal y devolver el original al interesado.

Si quieres más información sobre este proceso, te recomendamos que consultes nuestro sistema de digitalización segura. En nuestro caso, contamos con un sistema compatible con gran variedad de hardware, que cumple con el ENS (Esquema Nacional de Seguridad), con el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), genera evidencias, copia auténtica y control de disponibilidad, así como un código de verificación y se introducen metadatos en los documentos.

1. Acercarse a la ciudadanía. Para los nativos digitales, también conocidos como generación Z, e incluso para la mayoría de los Millenials, que un trámite no pueda realizarse por internet es algo incomprensible. ¿De verdad es necesario pedir un día de permiso en el trabajo para hacer una cola interminable en alguna oficina de atención al ciudadano y conseguir que te tramiten un documento? Ni hablar, las nuevas tecnologías deben dar apoyo a los procedimientos comunes de manera más ágil y facilitar la vida a cualquier usuario.  Con una buena estratégia de Marketing Online o plataformas como el eSocial se da una visión mucho más cercana y se consigue que los ciudadanos se sientan escuchados.

1. Disminuir el estrés de los empleados públicos. No es lo mismo tener que rebuscar entre miles de papeles en un archivador repleto hasta arriba para poder gestionar un procedimiento a conseguir lo que buscas en un par de “clics”. Proporcionar plataformas de calidad con interfaces intuitivas, limpias y simples hará que las personas que deban trabajar diariamente con ellas puedan hacerlo más a gusto y sentirse más cómodas. Créenos, los niveles de estrés bajarán como la espuma y los de productividad subirán sin precedentes.

Estos son 5 motivos por los que las Administraciones Públicas deben dar el salto hacia la transformación digital pero hay muchos más. Si quieres conocerlos, déjanos tus datos en este enlace y uno de nuestros consultores te dará respuesta a todas tus dudas y/o consultas.