5 motius per a donar el salt cap a la transformació digital

Perquè les Administracions Públiques han de confiar i apostar per la transformació digital?

Davant de tot, a temes legals, existeixen dos lleis que obliguen als ens públics a complir amb una sèries de requisits tecnològics i de canvi digital en la gestió dels seus procediments per a agilitzar i facilitar les tasques dels treballadors públics i aconseguir atendre amb major brevetat als ciutadans. Aquestes dues lleis, entraran en vigor aquest mes d' octubre i són la Llei 39/2015, de l'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, i la Llei 40/2015, de l'1 d'octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic.

Però si deixem de banda els temes legals, hi ha 5 motius clars pels que les Administracions Públiques han de transformar-se digitalment.

1. Estalviar en recursos i guanyar temps. Tot i que pugui sembla obvi, cal destacar que amb un sistema digital de gestió es pot arribar a realitzar un procediment administratiu fins a 5 vegades més ràpid que amb un sistema manual. Interesant, oi? Ja no és necessari esperar-se quinze dies a que una sol·licitud d'un membre de la ciutadania s'aprovi perquè ha de passar la revisió de quatre administratius i tenir la firma de 7 persones. Ara, per exemple, amb un Gestor d'Expedients, es pot establir un deadline per a la firma i segell de temps dels documents de manera digital i amb plena validesa legal.

D'aquesta manera, no només es faciliten les tasques als treballadors públics, també es dóna un millor servei a la ciutadania. Tot són avantatges! 

1. Ser més transparent i exercir el "bon govern".  Què poden fer els nous governs per a ser més transparents? Amb les eines digitals tenen múltiples opcions: pujar vídeos dels plens municipals per a que es puguin verificar les intervencions de cada regidor, els arguments exposats i les votacions; publicar al Portal Web Municipal un enllaç cap al seu PAM (Pla d'Acció Municipal); donar accés a la Seu Electrònica, al Portal Open Data i/o al Portal de Transparència des de la pàgina web del municipi; …etc.

1. Gestionar, protegir i arxivar els documents en paper en un expedient electrònic de manera senzilla i ràpida per a complir amb l'Article 16 de la Llei 39/2015. Amb un sistema de digitalització segura, es poden gestionar els documents en paper i afegir a un expedient electrònic de forma segura i amb plena validesa legal i retornar l'original a l'interessat. 

Si vols més informació sobre aquest procés, et recomanem que consultis el nostre sistema de digitalització segura. En el nostre cas, contem amb un sistema compatible amb gran varietat de hardware, que compleix amb l'ENS (Esquema Nacional de Seguretat), amb l'ENI (Esquema Nacional d'Interoperabilitat), genera evidències, còpia autèntica i control de disponibilitat, així com un codi de verificació i s'introdueixen metadades als documents. 

1. Apropar-se a la ciutadania. Pels natius digitals, també coneguts com a generació Z, i fins i tot per a la majoria dels Millenials, que un tràmit no es pugui realitzar per internet és una cosa incomprensible. De debò és necessari demanar un dia de permís a la feina per fer una cua interminable en alguna oficina d'atenció al ciutadà i aconseguir que et tramitin un document? Ni parlar-ne, les noves tecnologies han de donar recolzament als procediments comuns de manera més àgil i facilitar la vida a qualsevol usuari. Amb una bona estratègia de Màrqueting Online o plataformes com l'eSocial es dóna una visió molt més propera i s'aconsegueix que els ciutadans es sentin més escoltats.

1. Disminuir l'estrès dels treballadors públics. No és el mateix tenir que cercar entre milers de papers en un arxivador ple fins dalt per a poder gestionar un procediment a aconseguir el que busques amb un parell de "clics".  Proporcionar plataformes de qualitat amb interfícies intuïtives, netes i simples farà que les persones que han de treballar diàriament amb elles puguin fer-ho més a gust i sentir-se més còmodes. Creu-nos, els nivells d'estrès baixaran com l'espuma i els de productivitat pujaran sense precedents. 

Aquests són 5 motius pels que les Administracions Públiques han de donar el salt cap a la transformació digital però n'hi ha molts més. Si els vols conèixer, deixa'ns les teves dades en aquest enllaç i un dels nostres consultors et donarà resposta a tots els teus dubtes i/o consultes.