Actualitat
Una Administració sense paper - 12 Beneficis de la AA.PP. electrònica
Digitalizació i gestor d'expedientes per a una Administració sense paper Un nou mes, volem aportar un nou benefici de l'Administració electrònica. En aquest mes de juny, volem parlar sobre dos aspectes clau en el repte d'una administració pública sense paper: La digitalització i la gestió dels expedients i documents electrònics. Segueix llegint el post!
Publicat el
Una Administració sense paper
La nova Administració electrònica té una clara funció de transformar els ens públics en organitzacions que funcionen sense paper.
En el mateix preàmbul de la Llei 39/2015 s'afirma que una administració sense paper "serveix millor als principis d'eficàcia i eficiència, en estalviar costos a ciutadans i empreses.".
A més, afegeix que disposar de tota la documentació en format digital "reforça les garanties dels interessats":
- Constància dels documents.
Major transparència.
Tramitació més àgil.
Seguretat i integritat del document.
Per fer possibles totes aquestes garanties hi ha una sèrie de regulacions i normes tècniques que imposen com ha de ser el document electrònic. Per exemple, l'article 17 de la Llei 39/2015:
Art. 17. 2 - Els documents electrònics s’han de conservar en un format que permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació del document…
D'aquesta manera, la digitalització de l'Administració és d'igual i fins i tot més seguretat que la documentació tradicional a físic. Però amb les grans avantatges i garanties que hem explicat anteriorment i altres com la interoperabilitat entre les administracions públiques.
Es pot seguir aportant documents en paper?
Actualment són moltes les persones que segueixen aportant documentació en paper a les Administracions Públiques, i tenen el dret a seguir fent-ho.
En aquest cas les administracions han de convertir aquests documents en format electrònic (digitalitzar) i tornar el paper al ciutadà costat d'un justificant conforme s'ha lliurat la documentació.
D'aquesta manera l'Administració no pot deixar cap document en paper a la seva pròpia gestió, havent de realitzar
Com es digitaliza un document?
A continuació us volem explicar com podem digitalitzar un document que arriba a l'Administració electrònica amb la solució de Digitalització o el Gestor d'Expedients de eCityclic:
El sistema de digitalització segura de eCityclic realitza còpies autèntiques des de paper generant fitxers electrònics amb la imatge codificada, fidel i integra del document.
El document resultant, es genera segons les especificacions de les NTI (Normes tècniques d'Interoperabilitat) de còpia autèntica i de document electrònic.
El resultat serà:
- Una imatge digital fidel i íntegra del document en paper.
- Document interoperable amb les metadades obligatòries requerits per les NTI i la legislació aplicable.
Per a que pugui quedar una mica més clar us vam mostrar aquesta il·lustració:
Si vols més informació sobre la digitalització de documents, aqui pots veure la nostra solució de digitalització segura!
Un gestor d'expedients?
En l'apartat anterior ha quedat clar que la administracions públiques no poden admetre papers i tots els documents hauran de ser en format digital.
Aquests documents, al costat d'altres actuacions, fonaments a la resolució, així com diligències d'execució, seran els que formaran l'expedient administratiu. És per aquest motiu que els expedients, en ser un conjunt de documents digitals, també hauran de tenir format electrònic.
L'article 70 de la ei 39/2015 ens aclareix com ha de ser aquest expedient administratiu:
Art. 70. 2 - Els expedients han de tenir format electrònic i s’han de formar mitjançant l’agregació ordenada de tots els documents, les proves, els dictàmens, els informes, els acords, les notificacions i altres diligències que els hagin d’integrar, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, ha de constar a l’expedient una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada.
A més, en l'article 75 es regula com han de ser les aplicacions i sistemes d'informació utilitzats per a la instrucció dels procediments:
Art. 75. 2 - Les aplicacions i els sistemes d’informació utilitzats per a la instrucció dels procediments han de garantir el control dels temps i terminis, la identificació dels òrgans responsables i la tramitació ordenada dels expedients, així com facilitar la simplificació i la publicitat dels procediments.
Això comporta que les administracions hagin de disposar d'un gestor d'expedients i documents electrònics, per poder fer front a les estipulacions de la Llei 39/2015.
Com ha de ser el gestor d'expedients?
Para explicar les funcionalitats que hauria de tenir un gestor d'expedients, volem aprofitar i explicar-vos com funciona nostra solució:
És una plataforma modular que permet la gestió interna de forma intel·ligent de les Administracions Públiques mitjançant els següents mòduls:
- Registre d'Entrada i Sortida, en el qual es realitzaran els seients de totes les entrades i sortides al Registre electrònic.
- Gest Documental, que permetrà crear i gestionar àgilment els documents electrònics. Aquest mòdul permet establir fluxos per a l'edició, validació i / o signatura electrònica dels documents i també la incorporació a un expedient. A més d'un potent cercador per millorar l'experiència de l'usuari.
També, es disposa de l'eina de digitalització de documents amb la possibilitat d'incorporar les metadades ENI. D'aquesta manera es podrà disposar d'una Administració sense papers i es compleix amb les normes d'Interoperabilitat. - Gestor d'Expedients, en el qual es pot establir fluxos automàtics o manuals per tramitar les diferents sol·licituds o actuacions. En el mòdul es podran crear diferents fases del procediment perquè es puguin realitzar totes les actuacions administratives corresponents. També es podran incorporar documents en cada fase, així com traslladar a altres departaments o usuaris.
El mòdul d'expedients està preparat per facilitar la futura notificació i s'associarà les dades dels interessats (o els seus representants) fins i tot es podrà integrar amb plataformes de notificació electrònica. - WorkFlow, en el qual es podran definir tots els fluxos de treball dels procediments de forma fàcil i en un entorn visual. Això permetrà que els diferents procediments tinguin associats un flux automàtic, encara que també es podrà disposar de fluxos manuals.
- PortaSignatures, en què s'aporta la validació i signatura digital dels documents electrònics. És una de les funcionalitats de major importància per a poder complir amb la normativa actual.
- BBDD de tercers, on es disposen les dades dels interessats i els representants per facilitar la tramitació i notificació dels expedients. A més, es podrà buscar cada un dels contactes i visualitzar quins documents i expedients té associats.
- Estadístiques, amb la informació més rellevant de l'Administració pública: Ràtio de procediments finalitzats a temps, ràtio de tasques acceptades i finalitzades a temps, ràtio de procediments notificats electrònicament i altres estadístiques que permeten avaluar l'eficiència de l'ens.
Aquestes són algunes de les funcionalitats del nostre gestor d'expedients i documents, sobretot centrat en la seva ajuda per aconseguir una Administració sense papers. Si t'ha semblat interessant i vols més informació, no dubtis en ficar-te en contacte i un consultor intentarà ajudar-te o si vols podràs fer una demo sense cap tipus de compromis.
Conclusió
L'Administració sense papers ja és una realitat, tot i que s'ha de seguir treballant perquè totes les administracions siguin 100% digitals. Una situació que aportarà grans beneficis tant a la pròpia Administració, amb una major agilitat, eficiència i reducció de costos; també a la ciutadania i empreses, pel fet que podran gaudir de la tramitació electrònica amb major garanties i finalitzant els procediments en menor temps; i també és un gran benefici per al medi ambient a causa de la reducció de l'ús del paper.
L'Administració pública serà un model a seguir, mostrant a la ciutadania i empreses els beneficis de la transformació digital i la seva preocupació pel medi ambient.