Administración electrónica
Teletrabajo en eCityclic por el COVID-19
El teletrabajo ha llegado, para la mayoría, repentinamente e imponiéndose aun habiendo barreras o obstáculos tecnológicos y de organización que superar. En eCityclic, desde el miércoles 11 de marzo, y ante la situación generada por el COVID-19, conocido comúnmente como Coronavirus, decidimos tomar una serie de medidas preventivas como: La cancelación de la asistencia a eventos, congresos y encuentros. Potenciar las reuniones telemáticas por videoconferencia, con herramientas corporativas ya consolidadas como Microsoft Teams. Crear un plan de contingencia para las próximas semanas. Disponer de un protocolo con recomendaciones de higiene para todo el personal. Gran parte del equipo empezó a realizar teletrabajo desde sus domicilios al día siguiente y en estos momentos, el equipo completo se encuentra teletrabajando para salvaguardar la salud de todos los empleados y de las familias. De esta manera, podemos seguir ofreciendo nuestros servicios para impulsar la Administración Electrónica.
Publicado el
¿Cómo hemos conseguido implantar el teletrabajo?
En el primer momento, no fue fácil, pues existían una serie de impedimentos tecnológicos que superar. Pero poco a poco encontramos soluciones para todos ellos.
- Ampliamos los recursos de los servidores para conseguir que la totalidad del equipo pudiera acceder, no solo el departamento comercial, como hasta el momento.
- Habilitamos los equipos de los programadores para que, todas las mañanas, se encendieran de forma automática. De esta manera, se facilita la conexión desde los domicilios y los programadores pueden teletrabajar como si estuvieran trabajando desde la oficina.
- Adaptamos la centralita para poder tener extensiones con voz IP para que el equipo de soporte pueda seguir atendiendo llamadas de nuestros clientes.
¿Cómo evitar hackeos haciendo teletrabajo?
Es posible que muchas empresas y entes públicos hayan organizado el teletrabajo de manera rápida para evitar traslados con la situación del COVID-19, y este hecho, puede provocar una oleada de hackeos.
¿Qué hemos hecho en eCityclic?
Hemos decidido no usar VPN por seguridad. De esta manera, evitamos que datos confidenciales se muevan a un ordenador particular. En su lugar, hemos optado, tecnológicamente, por VMWare Horizon, puesto que solamente trasmite vídeo y mantiene los datos seguros en los servidores y equipos instalados en las oficinas.
¿Cómo puede una Administración Pública teletrabajar?
Existen gran cantidad de herramientas, aplicaciones y soluciones que permiten a los empleados públicos realizar el teletrabajo.
Por ejemplo, la suite eCityclic permite a usuarios internos y externos acceder al sistema desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin necesidad de hacer nada en especial.
De hecho, aquí tienes la prueba de como una Administración Pública aplica el teletrabajo.
En esta imagen puedes ver a uno de los empleados del Conselh Generau d’Aran aplicando el teletrabajo desde su casa gracias a nuestro Gestor de Expedientes, una plataforma en entorno web que permite incrementar la eficiencia en la gestión de los documentos digitales.
El Gestor de expedientes dispone de las siguientes funcionalidades: generación de documentos, plantillas predefinidas con metadatos asociados, creación de diversidad de documentación, edición en línea, gestión de tareas, edición de metadatos por tipologías, documentación única, trazabilidad de modificaciones y creación de usuarios, roles y gestión de permisos, entre otras.
Pero no solo el Gestor de Expedientes puede usarse para teletrabajar, también el Portal de Transparencia, el catálogo CIS, el PAM o Plan de Acción Municipal, la Sede Electrónica, el Portal de Datos Abiertos, la herramienta de Cita Previa, el Gestor Documental, la Intranet, …. Como te hemos comentado, nuestra suite permite que la Administración Pública sea totalmente digital y se convierta en Administración Electrónica, tanto en oficinas físicas como desde los domicilios de los empleados públicos.
Si quieres más información acerca de todas estas soluciones de teletrabajo online de Administración Electrónica, déjanos tus datos aquí y nos pondremos en contacto contigo de inmediato.
Herramientas que facilitan el teletrabajo en las AAPP
A parte de todas las soluciones que acabamos de mencionarte, existen algunas aplicaciones, herramientas o plataformas que os ayudarán a mantener una mejor organización y comunicación con los compañeros del departamento:
- Para videoconferencias o videollamadas: os recomendamos Microsoft Teams porque es muy intuitiva y fácil de usar, pero también existen alternativas como Skype o Zoom.
- Organización de tareas: Trello es una plataforma drag & drop que podría ayudaros, así como Asana para proyectos.
- Comunicación interna: tanto Microsoft Teams como Slack son dos buenas opciones.
- Transacción de documentación: lo mejor es optar por soluciones en la nube como Dropbox, Microsoft Teams o We Transder.
Esperamos haberte ayudado y si tienes recomendaciones de aplicaciones que usar para facilitar el día a día en las “nuevas oficinas” que se han montado por todo el país, nos encantaría conocerlas. ¿Nos dejas un mensaje en redes sociales? Te dejamos aquí los enlaces a nuestro Twitter, nuestro perfil de Facebook y el de Linkedin.
Y recuerda que si deseas ponerte en contacto con nuestro equipo, seguimos operativos al 100% de lunes a viernes. Envíanos un correo electrónico a hola@ecityclic.com o llámanos al 91 787 38 91 y te ayudaremos a impulsar la transformación digital y la Administración Electrónica.