Administració electrònica
Teletreball a eCityclic pel COVID-19
El teletreball ha arribat, per la gran majoria, sobtadament i imposant-se tot i havent-hi barreres o obstacles tecnològics i d’organització que superar. A eCityclic, des del dimecres 11 de març, i davant la situació generada pel COVID-19, conegut comunament com Coronavirus, van decidir prendre una sèrie de mesures preventives com: La cancel·lació de l’assistència a esdeveniments, congressos i trobades. Potenciar les reunions telemàtiques per videoconferència, amb eines corporatives ja consolidades com Microsoft Teams. Crear un pla de contingència per a les pròximes setmanes. Disposar d’un protocol amb recomanacions d’higiene per a tot el personal. Gran part de l’equip va començar a realitzar teletreball des dels seus domicilis al dia següent i en aquests moments, l’equip complet es troba teletreballant per a salvaguardar la salut de tots els treballadors i de les famílies. D’aquesta manera, podem seguir oferint els nostres serveis per a impulsar l’Administració Electrònica.
Publicat el
Com hem aconseguit implantar el teletreball?
En el primer momento, no fue fácil, pues existían una serie de impedimentos tecnológicos que superar. Pero poco a poco encontramos soluciones para todos ellos.
- Ampliamos los recursos de los servidores para conseguir que la totalidad del equipo pudiera acceder, no solo el departamento comercial, como hasta el momento.
- Habilitamos los equipos de los programadores para que, todas las mañanas, se encendieran de forma automática. De esta manera, se facilita la conexión desde los domicilios y los programadores pueden teletrabajar como si estuvieran trabajando desde la oficina.
- Adaptamos la centralita para poder tener extensiones con voz IP para que el equipo de soporte pueda seguir atendiendo llamadas de nuestros clientes.
Com evitar atacs de hackers fent teletreball?
És possible que moltes empreses i ens públics hagin organitzar el teletreball de manera ràpida per a evitar trasllats amb la situació del COVID-19, i aquest fet, pot provocar una onada de d’atacs de hackers.
Què hem fet a eCityclic?
Hem decidit no utilitzar VPN per seguretat. D’aquesta manera, evitem que dades confidencials es moguin a un ordenador particular. Al seu lloc, hem optat, tecnològicament, per VMWare Horizon, ja que tan sols transmet vídeo i manté les dades segures en els servidors i equips instal·lats a les oficines.
Com pot una Administració Pública teletreballar?
Existeixen gran quantitat d’eines, aplicacions i solucions que permeten als treballadors públics realitzar el teletreball.
Per exemple, la suite eCityclic permet a usuaris interns i externs accedir al sistema des de qualsevol lloc, en qualsevol moment, sense necessitat de fer res en especial.
De fet, aquí tens la prova de com una Administració Pública aplica el teletreball.
En aquesta imatge pots veure un dels treballadors del Conselh Generau d’Aran aplicant el teletreball des de casa gràcies al nostre Gestor d’Expedients, una plataforma en entorn web que permet incrementar l’eficiència en la gestió dels documents digitals.
El Gestor d’expedients disposa de les següents funcionalitats: generació de documents, plantilles predefinides amb metadades associades, creació de diversitat de documentació, edició en línia, gestió de tasques, edició de metadades per tipologies, documentació única, traçabilitat de modificacions i creació d’usuaris, rols i gestió de permisos, entre altres.
Però no tan sols el Gestor d’Expedients pot utilitzar-se per a teletreballar, també el Portal de Transparència, el catàleg CIS, el PAM o Pla d’Acció Municipal, la Seu Electrònica, el Portal de Dades Obertes, l’eina de Cita Prèvia, el Gestor Documental, la Intranet, ... Com t’hem comentat, la nostra suite permet que l’Administració Pública sigui totalment digital i es converteixi en Administració Electrònica, tant en oficines físiques com des dels domicilis dels treballadors públics.
Si vols més informació sobre totes les solucions de teletreball online d’Administració Electrònica, deixa’ns aquí les teves dades i ens posarem en contacte amb tu d’immediat.
Eines que faciliten el teletreball en les AAPP
A banda de totes les solucions que acabem de mencionar-te, existeixen algunes aplicacions, eines o plataformes que us ajudaran a mantenir una millor organització i comunicació amb els companys del departament:
- Per videoconferència o videotrucades: us recomanem Microsoft Teams perquè és molt intuïtiva i fàcil d’utilitzar, però també existeixen alternatives com Skype o Zoom.
- Organització de tasques: Trello és una plataforma drag & drop que podria ajudar-vos, així com Asana per a projectes.
- Comunicació interna: tant Microsoft Teams com Slack són dues bones opcions.
- Transacció de documentació: el millor és optar per solucions al núvol com Dropbox, Microsoft Teams o We Transfer.
Esperem haver-te ajudat i si tens recomanacions d’aplicacions que utilitzar per a facilitar el dia a dia a les “noves oficines” que s’han muntat per tot el país, ens encantaria conèixer-les. Ens deixes un missatge a les xarxes socials? Et deixem aquí els enllaços al nostre Twitter, al nostre perfil de Facebook i al de Linkedin.
I recorda que si desitges posar-te en contacte amb el nostre equip, seguim operatius al 100% de dilluns a divendres. Envia’ns un correu electrònic a hola@ecityclic.com o truca’ns al 93 492 41 51 i t’ajudarem a impulsar la transformació digital i l’Administració Electrònica.